Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation … man kann es nicht oft genug wiederholen – Kommunikation ist das wichtigste Thema im Berufsleben eines SAP-Beraters. Egal ob man sich mit dem Kunden oder einem Kollegen über eine Fehlersituation unterhält, ein hunderte Seiten langes Konzept zur Preisfindung verfasst oder einen neuen Prozess vor der GF vorstellt, auf jeder erdenklichen Ebene findet Kommunikation statt. Und wenn man die Grundzüge der unterschiedlichen Kommunikationskanäle nicht beherrscht, wird man es … um es auf den Punkt zu bringen … als SAP-Berater nicht weit bringen .
Im Rahmen der schriftlichen Kommunikation ist für SAP-Berater das E-Mail das wichtigste Kommunikationsmedium. Es nimmt in der täglichen Arbeit einen nicht unerheblichen Stellenwert ein, und dem entsprechend sollte man sich als SAP-Berater über die Grundzüge des effektiven E-Mail-Schreibens klar sein.
Seit dem vor ca. 30 Jahren das E-Mail seinen Siegeszug im Berufsleben angetreten hat, sind schon Unmengen an guten oder weniger guten Tipps, Ratgebern und Büchern zu diesem Thema erschienen – wenn man in Google nach „Tipps zum Mail schreiben“ sucht, bekommt man über 8 Mio. Treffer, und eine Suche in Amazon-Bücher bringt immerhin über 120 Treffer.
Neben Grundlagen des E-Mail-Schreibens, wie kurze Sätze, Rechtschreibung, wenig Fremdwörter, etc. sind aus meiner Erfahrung zwei Punkte sehr wichtig, um effektive E-Mails zu schreiben:
# Gliederung / Formatierung
# Betreffzeile mit Aktionshinweis
Gliederung und Formatierung beim E-Mail schreiben
Vielfach bekommt man Mails, die aus monolithischen Textblöcken bestehen, wenig strukturiert sind und optisch wie dahin geknallt aussehen – und man denkt sich „… um was geht es hier?“ Hier wäre ein strukturierter Text optisch ansprechender und damit für den Empfänger viel besser zu lesen. Im Folgenden will ich das Thema mal anhand eines konkreten Beispiels darstellen.
Der monolithische Text
Immer wieder erhalte ich solche Mails, wo Unmengen Text zusammenhängend in einem Schwall zusammen geschrieben wurde. Der Text an sich mag gut formuliert und leicht zu lesen sein, doch der erste Eindruck schreckt meistens sofort ab. So viel Text und man weiß nicht, wo es beginnt und wo es enden will – bitte nicht solche Mails schreiben.
Der Text mit Absätzen
Dieser Text ist schon viel besser; es sind mehrere Absätze enthalten, die den Text in logische Blöcke teilen und den User führen – bitte wenigstens Absätze nutzen.
Der gegliederte Text
In dieser Mail sind nun die einzelnen Absätze nochmal in einzelne kleine Blöcke unterteilt, so dass der Leser sofort sieht, welche einzelnen Punkte angesprochen sind – aber das ist noch nicht die optimale Mail.
Der strukturierte Text
So … diese Mail unterscheidet sich im Text nicht wesentlich von der vorherigen bzw. der ersten Version, aber durch die Verwendung von Formatierungsfunktionen, wie Aufzählungspunkte, Einschübe, Fette und unterstrichene Überschriften, ist die Mail optimal gegliedert und strukturiert. Im Vergleich zur ersten Version der Mail gibt es himmelweite Unterschiede und vor allem wird der Leser die Informationen, die man vermitteln will, sehr einfach aufnehmen.
Betreffzeile mit Aktionshinweis
Die Betreffzeile ist meistens das wichtigste Element einer Mail. Sie ist der erste Eindruck, den der Leser bekommt. Wie sonst im Leben ist, ist auch bei einer Mail der erste Eindruck nun mal sehr wichtig. Aber ich will an dieser Stelle nicht darauf eingehen, wie man beeindruckende Betreffzeilen schreibt, sondern nur auf folgenden Umstand hinweisen: Schreibt in die Betreffzeile immer auch einen Aktionshinweis; das wird dir helfen, schneller Feedback auf deine Mails zu bekommen. D.h. wenn du direkt reinschreibst, dass du eine Antwort brauchst, oder dass du eine Bestätigung erwartest, dann wirst du die Antwort um den Faktor 2-3 schneller bekommen – im Folgenden einige Beispiele:
#Statt: „Protokoll der Logistik-Sitzung von KW34“
#Besser: „Protokoll der Logistik-Sitzung von KW34 – bitte Kommentare und Korrekturen bis 01. Sep. 2017 melden“
#Statt: „Hier der neue Support-Plan für den Standort Lüdenscheid“
#Besser: „Zur Info: Hier der neue Support-Plan für den Standort Lüdenscheid“
#Statt: „Die aktualisierte To-Do-Liste liegt auf dem Projektserver“
#Besser: „Die aktualisierte To-Do-Liste liegt auf dem Projektserver – neue offene Punkte direkt in diese Liste erfassen“
#Statt: „Bestellung 4500023231 vom 23.09.2017“
#Besser: „Bestellung 4500023231 vom 23.09.2017 – bitte Nachrichtenfindung im Beleg kontrollieren.“
#Statt: „Fehlerhafte Aufträge von Kunden Wortmann“
#Besser: „Fehler in den Wortmann-Aufträgen analysieren und Ursache an den Vertrieb melden“
Wie immer wäre es super, wenn ihr ein kleines Feedback hinterlassen könntet, Isa.
Leider hatte ich bis jetzt nicht die Gelegenheit in einem Projekt mitzuwirken, in dem die neue SAP HANA Datenbank zum Einsatz kam – was noch nicht ist, kann ja noch werden. Aber durch Fachbeiträge und eine Vertriebspräsentation der SAP konnte ich einiges zum Thema erfahren. Vor allem während der Präsentation sind mir 2 Punkte hängen geblieben, die kennzeichnend für die SAP HANA DB sind:
#1 SAP HANA basiert auf In-Memory-Technologie
#2 HANA verwaltet / speichert die Daten spaltenbasiert
Der Vorteil des ersten Punktes ist schnell erklärt: Seit dem ich meinen ersten Computer mit 12 Jahren bekommen hatte (Commodore 64) konnte ich am eigenen Leib erfahren, dass der Arbeitsspeicher eines Rechners viel schneller arbeitet, als die Festplatte – damals die ratternde Datasette. Und genau diesen Geschwindigkeitsvorteil nutzt die SAP HANA DB und hält die Daten nicht mehr auf der Festplatte, sondern alle Daten liegen direkt im Arbeitsspeicher – BIG SPEEDY BRAIN! Damit ist HANA in Bezug auf Geschwindigkeit unschlagbar verglichen mit konventionellen DBs, die die Daten auf der Festplatte speichern. Aber dieser Vorteil wird mit höheren Kosten erkauft, denn auch dies ist Allgemeinwissen: Arbeitsspeicher ist teuer als Festplattenspeicher.
Das zweite Charakteristikum der SAP HANA DB ist, dass die Daten spaltenorientiert verwaltet bzw. gespeichert werden. „… Und was bedeutet das?“ Während des Vertriebsvortrags durch die SAP-Mitarbeiter stellte ich genau diese Frage, doch ich bekam damals keine zufriedenstellende Antwort. Also habe ich zu diesem Thema etwas recherchiert und die Antworten, die ich fand und im Folgenden mit euch teilen will, waren wirklich interessant.
# Was bedeutet spaltenorientiert Datenverwaltung / -speicherung?
Im oberen Bild ist eine kleine Tabelle mit 5 Autos dargestellt, die anhand 6 unterschiedlicher Kriterien beschrieben sind:
# Nr.
# Hersteller
# Modell
# Leistung in PS
# Verbrauch
# Einheit Verbrauch
Normalerweise, also bei der zeilenorientierten DB, wird die Tabelle wie folgt gespeichert:
Wenn die Daten aber – wie bei der SAP HANA DB – spaltenorientiert gespeichert werden, sieht das so aus, d.h. jeder Satz ist ein Spalte, Spalte-Nr., Spalte-Hersteller, …:
Das spaltenorientierte Speichern und Verwalten von Daten sieht zunächst gewöhnungsbedürftig aus, hat aber auch seine Vorteile. Im Folgenden will ich anhand von drei Fragenstellungen die Vorzüge der SAP HANA DB darstellen:
Wie viel VW-Fahrzeuge sind in der Liste?
Bei der zeilenorientierten DB müsste mal alle Zeilen auslesen und hieraus selektieren, welche Sätze Hersteller = VW sind; d.h. man muss zwingend alle Sätze durchgehen. Im Gegensatz dazu würde HANA „nur“ in den einen Satz für die Hersteller-Spalte schauen und die VW-Fahrzeuge aus diesem einen Satz ermitteln, d.h. statt 5 Zugriffe ein einziger Zugriff.
Wie viele Autos gibt es mit über 120 PS?
Auch hier müsste man nur in den Satz für „Leistung in PS“ schauen, und die Anzahl der Werte mit größer 120 ermitteln.
Wie viel verbrauchen die Fahrzeuge im Schnitt?
Wieder müsste man nur den Satz für die Spalte „Verbrauch“ lesen und den Mittelwert ermitteln. Im Gegensatz dazu müssten bei einer konventionellen DB alle Sätze gelesen werden.
Also wenn es um Analyse von Daten geht, ist HANA durch das Design unschlagbar gegenüber konventioneller DBs. Natürlich hat das HANA-Design nicht nur Vorteile. Stell dir vor, du willst in die Tabelle ein neues Fahrzeug aufnehmen. Dann muss jeder Satz aktualisiert werden, d.h. der Satz für die erste Spalte, die zweite Spalte, die dritte Spalte … muss aktualisiert werden. Auch bei Änderung oder Anzeige eines Fahrzeugs müssten, statt eines Satz, viele sogar alle Sätze gelesen werden.
So bis jetzt kann man also fest halten:
# Wenn Daten analysiert werden sollen, dann ist HANA durch das zusammenhängende Speichern von Kennzahlen (Spalten) in einem Satz unschlagbar schnell.
# Doch wenn Daten erfasst, geändert und angezeigt werden sollen, ist HANA nicht die optimale Lösung, da hier unter Umständen auf unterschiedliche Sätze zugegriffen werden muss.
Doch das spaltenbasierte Design der SAP HANA DB bietet einen zusätzlichen Vorteil, der Im-Memory-Technologie in die Hände spielt. Wenn man sich die Fahrzeugdaten in der HANA-Version nochmal genauer anschaut, fällt vor allem in der letzten Zeile, die Spalte, die „Einheit Verbrauch“ darstellt, etwas Wichtiges auf:
Habt ihr erkannt, was auffällig ist? Ja genau, die Werte wiederholen sich. Diesen Umstand nutzt HANA, um die Daten zu komprimieren, d.h. sich wiederholende Werte innerhalb eines Satzes werden einfach zusammengefasst. Das sieht dann etwa so aus:
Die Komprimierung ist in Grunde sehr einfach: Wenn sich innerhalb einer Zeile ein Wert wiederholt, wird die Anzahl der Wiederholungen mit einem Doppelpunkt vor dem Wert dargestellt. Damit sind alle Daten immer noch verfügbar, aber der Speicherbedarf der DB ist viel kleiner. Hier habe ich mal von einem Faktor von 4-10 gelesen, den die Komprimierung einspart. D.h. für die In-Memory-Technologie von SAP HANA werden bspw. statt 10 TB nur 1 – 2,5 TB benötigt. Und das ist ein zusätzlicher Boost für die In-Memory-Technologie bezogen auf den Preis und die Geschwindigkeit.
Hoffe, ich konnte euch essentielle Aspekte der SAP HANA DB nahe bringen … wie immer wäre es toll, wenn du ein kleines Feedback hinterlassen könntest, Isa.
Der SD-Auftragsart ist für User wesentlich, wenn ein Auftrag im SAP ERP System angelegt werden soll. Normalerweise wird eine SD-Auftrag mit dem Transaktionscode VA01 angelegt, und das erste was das System innerhalb dieser Transaktion erwartet ist die Auftragsart. Hier muss der User entscheiden, ob ein normaler Terminauftrag (TA), ein Retourenauftrag (RE), eine Gutschrift (G2) oder eine Lastschrift (L2) angelegt werden soll. Mit Eingabe der Auftragsart wird bei der Auftragserfassung eine Reihe von Funktionen gesteuert, die je Auftragsart unterschiedlich sein können.
Im Folgenden habe ich 12 Punkte aufgeführt, die von der Auftragsart gesteuert werden. Natürlich sind das nicht alle Aspekte, die die Auftragsart beinhaltet, aber nach meiner Erfahrung sind diese Punkte, die Features der Auftragsart, die am meisten zum Einsatz kommen.
#1 Nummernkreis
Jeder Auftrag hat eine konkrete Nummer – bspw. 20003090. Diese Nummer wird beim Anlegen des Auftrags generiert und kann aus bis zu 10 alphanumerischen Zeichen besteht. Pro Auftragsart wird festgelegt, in welchem Nummernkreis die zu vergebende Nummer liegen soll. Bspw. können Terminaufträge im Nummernkreis 20000000 – 29999999 liegen und Retouren Aufträge im Nummernkreis 600000 – 699999.
#2 Sofortbelieferung
80% der Aufträge innerhalb des Vertriebsmoduls werden als Terminaufträge (TA) angelegt. Ein Terminauftrag zeichnet sich dadurch aus, dass basierend auf der Verfügbarkeit der Ware oder dem Wunsch des Kunden, der Liefertermin in der Zukunft liegt. Damit wird die Lieferung zum Auftrag erst dann angelegt, wenn das Liefererstellungsdatum erreicht wurde. Es gibt aber auch Prozesse (bspw. Tresengeschäfte), bei denen die Terminierung keine Rolle spielt und der Kunde die Ware sofort mitnehmen will. Hier ist es sinnvoll, dass die Lieferung zum Auftrag direkt erzeugt wird, damit die Ware sofort kommissioniert und an den Kunden übergeben werden kann. Für diese Arten von Aufträgen kann eingestellt werden, dass eine Sofortbelieferung erfolgen soll, d.h. mit dem Sichern des Auftrags wird sofort die Lieferung generiert.
#3 Bildaufbau / -folge
Prinzipiell sehen SD-Aufträge in ihrem Aufbau und der Struktur relativ identisch aus; doch im Detail kann pro Auftragsart ein unterschiedlicher Bildaufbau ausgesteuert werden. Bspw. haben Terminaufträge (TA) pro Position den Reiter „Einteilungen“, in dem die Terminierungsdaten dargestellt sind. Dieser Reiter ist für Lastschriftaufträge (L2) nicht vorgesehen, da bei diesen Aufträgen keine Warenbewegung und damit Terminierung vorgesehen ist.
#4 Unvollständigkeit
Auch das Thema Unvollständigkeitsprüfung für Kopfdaten wird pro Auftragsart ausgesteuert. Hier kann pro Auftragsart eingestellt werden, welche Felder im Unvollständigkeitsschema zu prüfen sind.
#5 Versandbedingung
Die Versandbedingung steuert im Auftrag unter anderem die Versandstellenfindung und Routenfindung. Pro Auftragsart kann eine Versandbedingung zugeordnet werden, die bei der Auftragsanlage als Vorschlagswert im Auftragskopf steht. Dieser Vorschlagswert kann durch den User überschrieben werden.
#6 Kalkulationsschema
Die Auftragsart steuert auch maßgeblich die Preisfindung des Auftrags. Konkret wird über die Auftragsart das Kalkulationsschema ermittelt, die die Details der Preisfindung vorgibt.
#7 Terminierung
Im Customizing kann pro Auftragsart eingestellt werden, ob für eine bestimmte Auftragsart die Versandterminierung aktiviert ist oder nicht. Weiterhin kann an dieser Stelle auch separat ausgesteuert werden, ob eine Transportterminierung durchgeführt werden soll.
#8 Nachrichtenschema
Über die Auftragsart wird auch die Ermittlung des Nachrichtenschemas gesteuert. Somit können unterschiedlichen Aufträgen verschiedene mögliche Nachrichten zugeordnet werden.
#9 Materialsubstitution
Die Materialsubstitution kann genutzt werden, wenn Material, die bei der Auftragserfassung eingegeben werden, durch ein anderes Material ersetzt werden sollen. Sinnvoll ist diese Funktion bspw. beim Abverkauf von Saisonware. Die Materialersetzung wird auch pro Auftragsart eingestellt.
#10 Produktvorschlag
Mit der Funktion Produktvorschlag erhält der User bei der Auftragserfassung eine Liste von Materialien vorgeschlagen, die für diesen Auftrag relevant sein könnten – nach dem Motto: „Auch diese Produkte könnten Sie interessieren.“ Diese Funktion wird unter anderem auch pro Auftragsart aktiviert.
#11 Kreditlimitprüfung
Per Kreditlimit kann bei der Auftragserfassung gesteuert werden, ob ein Auftrag wegen Kreditlimitprüfung (hat der Kunde schon wieder die letzte Rechnung nicht gezahlt?) gesperrt wird oder nicht. Auch diese Prüfung kann pro Auftragsart eingestellt werden.
#12 Kopiersteuerung
Last but not least, wird über die Auftragsart die komplette Kopiersteuerung der SAP-SD-Belegkette (Auftrag-Lieferung-Faktura) gesteuert. Die Kopiersteuerung legt fest, aus welchen Auftragsarten welche Lieferarten generiert werden können, oder ob basierend auf einem Auftrag eine Faktura erstellt werden kann.
Wäre super, wenn du ein kleines Feedback hinterlassen würdest, Isa.
Was hat SAP mit einem Big Mac gemeinsam? Auf den ersten Blick Nichts – weder kann man SAP essen, noch hat ein Big Mac irgendwas mit IT zu tun. Doch haben sie einen wichtigen Punkt gemeinsam: Für beide sind die 3 Schichten entscheidend. Ein Big Mac besteht immer aus 3 Schichten Burgerbrot und für SAP sind die 3 Schichten GUI, ABAP und DB entscheidend und essentiell.
Der SAP-GUI
Für den SAP-User ist die entscheidende Interaktion mit dem SAP-System der SAP-GUI. Hier kann man sich den Kundenstamm (VD03), eine Lieferung (VL03N) oder eine Rechnung (VF03) anzeigen lassen. Als SAP-Berater sollte man sich im SAP-GUI „wie im Schlaf“ innerhalb der einzelnen Transaktionen auskennen.
Den Aufbau des SAP-GUI kann man als Berater oder User kaum beeinflussen. Dieser Umstand klingt zunächst – in Zeiten des Personalisierungs-Hypes – etwas suspekt, hat aber den enormen Vorteil, dass die Auftragsanlage oder die Debitorenpflege in jedem Unternehmen auf der ganzen Welt identisch ist. D.h. sowohl der User als auch der Berater wird sich in jedem Unternehmen, das SAP nutzt, ohne viel Einarbeitung zu Recht finden.
ABAP
Die Verarbeitung der Daten, die im SAP-GUI oder auf anderem Wege erfasst werden, erfolgt über die Programmiersprache des SAP-Systems: ABAP. Natürlich muss man als SAP-Berater kein Entwickler sein. Aber trotzdem sollte es auch für einen SAP-Berater kein Hexenwerk sein ABAP-Code zu lesen, Programme zu debuggen oder einzelne Programmstellen wiederzufinden und zu analysieren. Also folgende Transaktionen und deren Bedienung dürfen keine böhmischen Dörfer sein: SE38, SA38, SE80, SE24, SE37
Datenbank
Die letzte Ebene des SAP-Systems bildet die Datenbank. Hier werden alle Daten ablegt, die bei der Erfassung anfallen oder benötigt werden. Diese können sowohl Bewegungs-, Vorgangs-, Stamm- oder Steuerdaten sein. Der Aufruf von einzelnen Tabellen, die Anzeige und Analyse der Daten sollte zum Know-How-Repertoire jedes Beraters gehören. Damit solltest du die Transaktionen SE16, SE16N und SE11 im Schlaf beherrschen und gängige Tabelle aus dem Bereich, in dem du arbeitest, auswendig kennen.
Hier ein kleines Beispiel, wie die 3 Ebene zusammenarbeiten: Du willst einen Kundenauftrag anlegen und startest die Transaktion VA01
# Mit dem Aufruf der Transaktion landest du in einer überschaubaren Eingabemaske, wo du die Auftragsart und weitere Daten erfassen kannst: Das ist ein kleiner Teil des SAP-GUI; auf dieser Ebene interagiert der User mit dem System.
# Zum Transaktionscode VA01 ist das ABAP-Programm SAPMV45A zugeordnet, dessen Code mal sich per SE38 anzeigen lassen kann. Dieses Programm wird gestartet, sobald man die VA01 aufgerufen wird –> das ist der Link zu ABAP.
# Wenn man nun in der Erfassungsmaske eine Auftragsart eingibt, prüft das System gegen die Liste der vorgesehenen Auftragsarten. Diese Auftragsarten sind in der Datenbank-Tabelle TVAK abgelegt, dessen Inhalte man sich per SE16 anzeigen lassen kann –> das ist der Link zur Datenbank-Ebene.
Wäre toll, wenn du einen kleinen Kommentar hinterlassen würdest, Isa.
Es war gegen Ende der 90er Jahre– ich stand kurz vor dem Abschluss des Studiums und besuchte eine Absolventen Messe. Mein Ziel war es, ein paar Kontakte zu knüpfen und mich umzuschauen, bei welchen Unternehmen ich mich als Maschinenbauer bewerben könnte. In einer Studentenzeitschrift hatte ich gelesen, dass Unternehmensberatungen immer ein guter Start ins Berufsleben waren. So gab ich meinen Lebenslauf unter anderem auch bei diesen Firmen ab. Nach ein paar Wochen erhielt ich einen Anruf von PwC. Sie sagten mir, dass sie an meinem Profil interessiert seien, und wir führten ein Telefoninterview durch, an dessen Ende ich zu einem 2 wöchigen Assessment Center eingeladen wurde. Letztlich ging die Geschichte so aus, dass ich bei PwC unterschrieb.
An meinem ersten Arbeitstag fragte mich mein Boss, ob ich SAP machen wolle. SAP sagte mir damals rein gar nichts, also fragte ich einen Kollegen. Er sagte mir sofort, „Mach SAP, ist `ne Lebensversicherung.“ Also sagte ich meinem Boss zu und machte SAP – seit dem bin ich SAP-Berater. Auch wenn ich anfangs mit SAP haderte, bin ich mittlerweile ein begeisterter SAP-Berater, der über die Jahre viel gelernt hat.
Im Folgenden habe ich 20 Punkte zusammengestellt, warum du auch als SAP-Berater arbeiten solltest.
#01 Du arbeitest mit und für Menschen
Auch wenn SAP-Beratung viel mit Informatik, Programmierung und Technologie zu tun hat, solltest du nie vergessen, dass der zentrale Faktor der Mensch ist. Der Mensch stellt die Anforderungen und diese User werden zukünftig mit den Prozessen arbeiten, die du abstimmst, gestaltest und realisierst.
#02 Niemand wird je so viel und detailliert unterschiedlichste Unternehmen kennen lernen wie du
Ich bin immer wieder überrascht, wie viele Details ich zu einem Unternehmen während eines Projektes erfahre. Zu Ende eines Projektes weiß ich meistens sehr genau wie ein Auftrag abgewickelt wird, wie eine Retoure erfasst und von wem freigegeben wird oder wie, warum ein bestimmter Preis kalkuliert ist.
#03 Du wirst jeden Tag immer besser in deinen Analyse-Skills
Analyse bedeutet für mich im Detail verstehen. Analyse ist einen Sachverhalt aus verschiedenen Perspektiven auseinander zu nehmen und die relevanten Punkte und deren Zusammenspiel zu erfassen. Dabei kann dies sowohl Programmcode als auch ein abteilungsübergreifender Prozess sein. Und genau dies wirst und musst du als SAP-Berater immer wieder durchführen müssen; und vor allem wirst du dabei immer besser werden.
#04 Ich liebe es – ein Stück weißes Blattpapier zu nehmen und von Null auf ein Konzept zu erstellen
Ein schriftliches Konzept fasst im Grunde einfach alle Ergebnisse aus der Anforderungsanalyse und erarbeiteten Lösungs- bzw. Umsetzungswegen stimmig zusammen. Damit sollte es ein Kochbuch sein, wie der weitere Verlauf des Projektes aussehen wird. Wenn du auch – wie ich – ein begeisterter Konzeptersteller bist, dann hast du als SAP-Berater genau den richtigen Job.
#05 BoreOut wird dich höchstwahrscheinlich nicht treffen
Langeweile wird als SAP-Berater definitiv nicht aufkommen; meine Erfahrung ist, dass man mindestens eine 70 Stunde-Woche an unterschiedlichste Themen arbeiten kann. Dabei kann die Palette der Tätigkeiten zwischen Präsentation von Ergebnissen vor der Geschäftsführung bis zur Analyse von Fehlern im Debugger variieren. Bore-Out sollte für dich kein Thema sein.
#06 Du bist entweder Stürmer, Torwart oder in der Abwehr – aber du bist immer Teil von Elf.
Teamwork ist das A und O eines SAP-Beraters. Wenn du nicht der einsame Tüftler bist, der in seinem Elfenbeinturm die ausgefeiltesten Ideen entwickelt, sondern in einem Team von mehreren zehn oder hundert Personen aufblühst, dann bist du genau richtig in der SAP-Beratung.
#07 Auch wenn du nicht Michelangelo bist, Kreativität gehört zu deinem täglichen Brot
Wie oft habe ich folgende Szene als SAP-Berater erlebt: Du steht vor einem Problem, dass evtl. das komplette Projekt gefährdet und trotz intensiver Recherche oder Brainstorming lässt sich keine Lösung finden. In solchen Situation ist Kreativität gefragt; hier haben immer die Leute die Nase vorne, die um die Ecke denken (können) und den entscheidenden Hinweis liefern, um die Situation zu retten.
#08 Bewerbungsgespräche meistern
Wenn du mehr Erfahrungen mit Bewerbungsgesprächen machen willst und hier mehr Sicherheit erlangen willst, dann solltest du unbedingt SAP-Berater werden. Im Schnitt wechselt man alle ein bis zwei Jahre das Projekt und für jedes Projekt muss man sich erneut bewerben; gezwungener Maßen wird man mit der Zeit zum Meister für Bewerbungsgespräche, d.h. man weiß genau, wie man sich verkauft.
#09 Keines deiner Tage wird so sein, wie der andere!
Es muss nicht unbedingt von Vorteil sein, aber du kannst davon ausgehen, dass keines deiner Tage und keines deiner Projekte, wie das andere sein wird. Für SAP-Berater ist Abwechslung das Programm.
#10 Englisch ist Pflicht, aber auch Französisch und Spanisch sollten drin sein.
Wenn du dich fragen solltest, warum du Jahre lang Englisch, Französisch oder Spanisch in der Schule gelernt hast, dann wirst du diese Frage als SAP-Berater schnell beantworten können. Denn gerade in Projekten bei multinationalen Konzernen, wirst du deine Sprachkenntnisse endlich einsetzen können.
#11 Glaub mir, du wirst viele, sehr viele Leute kennenlernen.
Wenn du viele, unterschiedliche und interessante Menschen kennenlernen und peu-a-peu dein Netzwerk erweitern willst, dann solltest du unbedingt SAP-Berater werden.
#12 Faible für Zahlen? Dann bist du hier genau richtig.
Kennzahlen, Kennzahlen, Kennzahlen … dieses Stichwort zieht sich wie ein roter Faden durch die Tätigkeit eines SAP-Berater. Wenn du ein entsprechendes Faible für Zahlen hast, wirst du dich hier richtig schön austoben können.
#13 Du wirst schon merken, dass Kommunikation alles ist.
Wenn man mich fragen würde, was das die wichtigste Fähigkeit eine SAP-Berater ist, dann würde ich ohne zu zögern sagen: Kommunikation. Als SAP-Berater steht man immer zwischen verschiedenen Interessengruppen und muss sich mit unterschiedlichen Menschen auseinandersetzen. Und dabei ist Kommunikation essentiell. Also wenn du ein kommunikativer Typ bist, dann sollte dich nichts davon abhalten, dich als SAP-Berater zu bewerben. Du solltest aber Kommunikation nicht mit viel Quatschen verwechseln. Gute Kommunikation besteht aus 70 % Zuhören, 20 % die richtigen Fragen stellen und 10% dem Rest.
#14 Jeder Vertriebler wird dich beneiden
Wie viel Kundenkontakt wünscht sich ein Vertriebler? Wahrscheinlich würde ein Vertriebler gerne tagtäglich beim Kunden sitzen; und genau deswegen werden SAP-Berater so sehr von den Vertrieblern beneidet. Als SAP-Berater wirst du einen sehr intensiven Kundenkontakt haben – und das ist gut so.
#15 Du wirst nicht mit einem kleinen Obolus nach Hause gehen
Wenn du in der IT arbeiten und ein ordentliches Gehalt bekommen willst, dann bist du als SAP-Berater richtig positioniert. Gerade heute gab es in der Computerwoche einen Bericht, dass SAP-Berater in der IT die höchsten Gehälter erhalten.
#16 Spanier halten sich tatsächlich an ihre Siesta
Ein besonders interessanter Aspekt der Tätigkeit als SAP-Berater finde ich, dass man unterschiedliche Kulturen kennenlernt. Vielfach erfüllen Italiener, Spanier oder Japaner tatsächlich die Stereotypen, die man sich vorstellt. Aber noch öfter lernt man ganz neue Facetten kennen und denkt sich immer wieder: Wow, ja so kann man es auch machen.
#17 Barcelona, New York, Singapur …
Reist du gerne und lernst neue Städte und Länder kennen? Europa- bzw. weltweite Projekteinsätze für SAP-Berater sind keine Seltenheit. Gerade bei größeren Projekten ist Mobilität für SAP-Berater groß geschrieben.
#18 Ich bestimme, was ich heute mache
Selbstbestimmtes Arbeiten und den Arbeitstag eigenständig zu gestalten ist ein großer Vorteil für SAP-Berater. Auch wenn der große Rahmen durch den Projektplan gesteckt ist, hat man als SAP-Berater doch sehr große Freiräume in der eigenen Arbeitsplanung; nutze und genieße sie!
#19 Ein Gewerbeschein ist schnell angemeldet …
Ob mit Gewerbe oder als Freiberufler, für SAP-Berater sind die Hürden in die Selbstständigkeit ziemlich niedrig. Vor allem wird dieser Umstand durch folgende zwei Faktoren begünstigt: Es sind keinerlei Investitionen nötig und die Nachfrage nach guten Beratern ist seit Jahren höher als das Angebot auf dem Markt.
#20 hrs.de oder booking.com würden dich sofort mit Kusshand einstellen
Ob das nun ein Segen oder ein Fluch ist, muss jeder für sich bewerten; aber als SAP-Berater wirst du häufig unterwegs sein und dabei viele Hotels kennenlernen. Ich habe mich schon oft gefragt, ob ich nicht mal einen Hotelführer schreiben sollte.
*Wäre toll, wenn Du ein kurzes Feedback hinterlassen könntest, Isa.
Kannst du dich noch daran erinnern, als du 10 oder 12 Jahre alt warst und mit der Schulklasse eine Woche lang im Schullandheim verbracht hattest. Das erste Mal ohne Eltern in die Ferien, das erste Mal mit den Schulfreunden übernachten und das erste Mal alleine in einem fremden Bett verbringen – für ein Kind waren das doch sehr spannende Zeiten. Insbesondere erinnere ich mich an die Schnitzeljagden, die wir regelmäßig im Schullandheim veranstalteten. Hierbei wurde die Klasse in 2 Gruppen eingeteilt; die erste Gruppe waren die Jäger und die zweite Gruppe waren die Gejagten. Die Gejagten bekamen eine Halbestunde Vorsprung, machten sich in eine unbestimmte Richtung auf dem Weg. Die Aufgabe der Jäger war es, die Gejagten einzuholen, wobei sie sich nur auf die Hinweise verlassen konnten, die die Gejagten auf ihrem Weg hinterlassen hatten. Die spannende Aufgabe für die Jäger war es, die Nachrichten zu finden, die die Gejagten hinterlassen hatten. Auch wenn das eine mit dem anderen gar nichts gemeinsam hat, war doch das Wort „Schnitzeljagd“ die erste Assoziation, die mir in den Sinn kam, als ich im SAP-Bereich von der Nachrichtenfindung hörte.
Die Nachrichtenfindung wird im SAP in fast allen Bereichen (Einkauf, Qualitätsmanagement, Vertrieb, …) eingesetzt und hat die Aufgabe einen Output aus einem Objekt heraus anzustoßen. Konkret bedeutet das beispielsweise: Mittels der Nachrichtenfindung wird der Lieferschein gefunden und gedruckt, der für eine bestimmte Lieferung eingesetzt werden soll. Die Nachrichtenfindung basiert, wie viele andere Funktionen auch, auf der Konditionstechnik und funktioniert im Detail wie folgt:
Bevor ich die Details abspringe noch ein Hinweis: Eine Nachricht zu einem Objekt wird basierend auf der sogenannten Nachrichtenart generiert; und die Aufgabe der Nachrichtenfindung ist alle Nachrichtenarten zu finden, die zu einem Objekt genutzt werden sollen. Dabei kann eine Nachricht ein IDoc, eine Mail, ein Fax oder ein Druck sein.
10 Schritte der Nachrichtenfindung für Lieferungen
#1 Lieferart
Zunächst wird im Customizing jede Lieferart genau ein Nachrichtenschema zugeordnet.
#2 Ermittlung Nachrichtenschema
Basierend auf der oben erwähnten Zuordnung wird zur Lieferart das Nachrichtenschema ermittelt.
#3 Details zum Nachrichtenschema
Das Nachrichtenschema enthält eine Liste von Nachrichtenarten, die für diese Lieferart eingesetzt werden können; bspw. Lieferschein, Packliste, Gefahrguthinweise. Zur Ermittlung der konkreten Nachrichten geht das alle Nachrichten durch und untersucht sie, ob sie für den aktuellen Vorgang relevant ist.
#4 Ermittlung der Zugriffsfolge
Jeder Nachrichtenart ist genau eine Zugriffsfolge zugeordnet; in diesem Punkt wird pro Nachricht die Zugriffsfolge ermittelt, die im Weiteren untersucht wird.
#5 Zugriffe werden untersucht
Was ist eine Zugriffsfolge, was sind Zugriffe? Im Detail sind Zugriffe Tabellen, die man sich per SE16 anschauen kann; die Zugriffsfolge ist hingegen ein Set dieser Tabelle. Bspw. ist eine gängiger Zugriff für Lieferscheinfindung Lieferart / Versandstelle / Warenempfänger. Damit können über die Transaktion VV21 eine sogenannter Nachrichtensatz für die Liefernachrichten LD00 genau mit dieser Kombination Lieferart=LF / Versandstelle=VS01 / Warenempfänger=43561 angelegt werden.
Wenn nun genau eine Lieferung für den Kunden 43561 in der Versandstelle VS01 mit der Lieferart LF angelegt wird, wird mit diesem Zugriff die Liefernachricht gefunden.
#6 Nachrichtensatz gefunden?
An dieser Stelle wird geprüft, ob basierend auf dem aktuellen Zugriff (bspw. Lieferart / Versandstelle / Kunde) ein Nachrichtensatz gefunden wurde
#7 Übergabe an die Lieferung
Wenn eine Nachricht gefunden wurde, wird dieser Nachrichtensatz an die Lieferung übergeben und generiert aus der Lieferung den Lieferschein.
#8 Weiterer Zugriff vorhanden?
Wenn keine Nachricht zum aktuellen Zugriff gefunden wurde, wird untersucht, ob ein weiterer Zugriff zur Zugriffsfolge vorhanden ist.
#9 Nächster Zugriff
Wenn ein weiterer Zugriff vorhanden ist (bspw. Lieferart / Versandstelle), wird dieser Zugriff untersucht. D.h. es wird basierend auf den Daten aus der Lieferung (Lieferart = LF und Versandstelle = VS01) nachgeschaut, ob zu diesen Werten eine Nachrichtensatz per VV21 angelegt wurde.
#10 Nächste Nachrichten
Nach dem basierend auf dem beschriebenen Suchalgorithmus die Nachrichtenfindung für die erste Nachrichtenart bearbeitet wurde, geht das System zur nächsten Nachricht über. An dieser Stelle fängt die Suche nach dem gleichen Schema.
*Wäre toll, wenn Du ein kurzes Feedback hinterlassen könntest, Isa.
Es ist ein schwüler Sommermorgen als die Werkstatt Thompson-Tech beim Reifenhändler Müller anruft und für einen Reparaturauftrag einen Satz PKW-Reifen, 4 Alufelgen und 20 verchromte Schrauben bestellt. Hr. Geldern von der Auftragsanlage nimmt die Bestellung entgegen und gibt den Kundenauftrag im SAP-System ein:
# Auftragsart: Standardauftrag (kein Express)
# Auftraggeber: Thompson-Tech GmbH
## 4 PKW-Reifen
## 4 Alufelgen
## 20 verchromte Schrauben
Anschließend bestätigt Hr. Geldern den Liefertermin aller Positionen für Morgen und legt sofort für den Auftrag die Lieferungen an. Nein, das ist kein Tippfehler: Für den Auftrag werden 3 Lieferungen im System angelegt – was ist passiert? Bei der Auftragsanlage ermittelt das SAP-System pro Material-Position automatisch eine Versandstelle. Im obigen Beispiel wurde für jede Position eine unterschiedliche Versandstelle ermittelt. Da eine Lieferung genau einer Versandstelle zugeordnet ist, wurden 3 Lieferungen generiert.
Die Versandstellenfindung ist im SAP-SD eine kleine, aber wichtige Funktion innerhalb der Auftragsanlage. Sie ist essentiell, wenn basierend auf den Auftrag eine Lieferung angelegt werden soll. In meinem Beitrag „Der ultimative SD-Überblick anhand von 23 Funktionen“ hatte ich schon dargestellt, dass die Vertriebsprozesse im SAP-SD gängiger Weise auf den 3 Belegen Auftrag, Lieferung und Faktura basieren. Die Lieferung ist der Beleg mit dem die Prozesse in der Logistik angestoßen werden. Hierbei ist aus logistisch-organisatorischer Sicht zu beachten, dass eine Lieferung immer genau einer Versandstelle zugeordnet sein muss. D.h. die logistischen Abwicklung der Lieferung (Kommissionierung, Verpacken, …) soll genau in dieser Versandstelle stattfinden. Die Versandstelle wird bei der Auftragsanlage durch die Versandstellenfindung pro Auftragsposition ermittelt.
Sinngemäß hat die Versandstellenfindung folgende Aufgabe: Bei der Erfassung eines Kundenauftrags im SAP-SD (Tx. VA01) müssen mindestens folgende Eingaben erfolgen: Auftragsart, Auftraggeber, Material und Menge. Das System ermittelt basierend auf diesen Eingaben gemäß den Stammdaten und der Customizing-Einstellungen eine Vielzahl von Wert zum Auftrag automatisch. Eine dieser Werte ist die Versandstelle pro Artikelposition, die mit den Einstellungen der Versandstellenfindung ermittelt wird.
Im folgende soll die Versandstellenfindung basierend auf folgendem Szenario vorgestellt werden:
Im Zentrallager (Z001) des Reifenhändlers Müller sind folgende 6 Versandstellen vorgesehen:
Hintergrund dieser unterschiedlichen Versandstellen ist, dass sie unterschiedliche logistische Aspekte erfordern. Beispielweise können LKW-Reifen nicht aus der PKW-Versandstelle versandt werden, da zur Verladung von LKW-Reifen leistungsfähigere Stapler erforderlich sind. Im Bereich Expressversand liegt der Fokus eher darauf, dass der Versand sehr zügig und durch geschultes Personal erfolgen muss. Darum wurde hier eine separate Versandstelle im Lager eingerichtet. Und da bei Retouren Waren nicht versandt, sondern entgegen genommen werden, ist auch hier eine separate Versandstelle vorgesehen.
Jetzt ist es die Aufgabe die Versandstellenfindung im SAP für das Zentrallager von Reifen Müller einzurichten.
Wie oben schon erwähnt, sind im Normalfall für die Anlage eines Auftrags folgende Daten erforderlich (1): Auftragsart, Auftraggeber, Material, Menge. Basierend auf diesen Daten leiten sich folgende Werte ab (2):
# Jeder Auftragsart ist im Customizing eine Versandbedindung zugeordnet
## Versandbedingung (bspw. 10 –Standardversand)
# Jedem Kunden wird im Kundenstamm ein Auslieferwerk zugeordnet
## Auslieferwerk (bspw. Z001 – Zentrallager)
# Jedem Material ist in den Materialstammdaten eine Ladegruppe zugeordnet
## Ladegruppe (bspw. PKW – PKW Reifen)
Damit wurden im Auftrag die drei Kriterien festgelegt (3), die zur Versandstellenfindung führen: In der Versandstellenfindung im Customizing ist nun genau für diese Kriterien eine Versandstelle (bspw. VS01) zugeordnet, die in den Auftrag übernommen (4) wird.
Folgende Einträge sind nun in der Versandstellenfindung nötig, um die Findung des Reifenhändlers abzubilden:
Mit diesen Einträgen sind alle Anforderungen für die Versandstellenfindung für das Zentrallager des Reifenhändlers abgedeckt. Zu beachten ist, dass im obigen Beispiel für Express- und Retouren-Aufträge keine unterschiedlichen Versandstellen je Materialgruppe vorgesehen sind.
*Wäre toll, wenn Du ein kurzes Feedback hinterlassen könntest, Isa.
Was braucht ein Maler, der vor einer leeren weißen Wand steht und diese streichen will? Was braucht ein Schornsteinfeger, der an einem hohen Schornstein steht und diesen säubern will? Oder was braucht ein Tischler, der vor einem schönen blanken Stück Holz steht und daraus einen eleganten Tisch fertigen will? Alle sind auf ihre Werkzeuge angewiesen, denn was wäre ein Maler ohne Pinsel und Farbe, was ein Schornsteinfeger ohne seine Fallgranate oder was Tischler ohne Hobel? Im Grunde einfach nicht arbeitsfähig. Und was ist für einen SAP-Berater das Tool, ohne dass er nicht auskommt? Wenn ich ein Tool benennen müsste, das für mich besonders wichtig ist, dann wäre dies Excel.
In der täglichen Arbeit stehe ich immer wieder vor Fragen, die basierend auf historischen Daten zu bewerten sind: Wann ist der beste Zeitpunkt, um das System mal durchzustarten? Wie oft halten sich Kunden nicht an Absprachen und bestellen zu spät? Wann wurde eine bestimmte Nachrichtenart zu letzte verwendet und könnte gelöscht werden? Alle diese Fragen kann man mit den Daten aus SAP und Excel sehr schnell und effizient auswerten und beantworten.
Im Folgenden will ich eine spezielle Excel-Funktion vorstellen, die vielfach für die Aufbereitung der Analysedaten unerlässlich ist: SVERWEIS.
1. Zwei Tabellen mit unterschiedlichem Informationsgehalt
Stell dir vor du hast eine Liste mit Auftragsposition vorliegen mit den Informationen:
# Auftragsnummer
# Auftragsposition
# Material
# Liefermenge
# Versandstelle
Da nun basierend auf dieser Liste keine Aussagen zu Kunden getroffen werden kann, liegt parallel eine zweite Liste zum Auftrag vor, die die Kundennummer enthält:
# Auftragsnummer
# Kundennummer
Für die weitere Analyse der Daten ist es aber notwendig, dass diese Tabellen verbunden werden und alle Informationen in einer Tabelle vorliegen. Hierzu wird die Auftragspositionstabelle um die Spalte Kunde erweitert und die korrespondierenden Kunden aus der Tabelle „Auftragskopf“ in die Tabelle „Auftragspositionen“ geschrieben.
Im Grunde ist das verbinden der beiden Tabelle recht einfach und läuft nach folgendem Schema ab: Fangen wir mit der ersten Zeile zur Auftragspositionstabelle an, für die die Kundennummer ermittelt werden soll:
# Als erstes wird die Auftragspositionstabelle um eine weitere Spalte „Kundennummer“ erweitert (1)
# Dann wird aus der ersten Zeile die Auftragsnummer ermittelt (2)
# Mit dieser Auftragsnummer geht man nun in die Auftragskopftabelle und sucht dort nach der entsprechenden Auftragsnummer (3)
# Wenn diese gefunden wurde, wird aus dieser Zeile die Kundennummer (2.Spalte) gelesen (4)
# Diese Kundennummer wird dann die in die Auftragspositionstabelle geschrieben (1)
Diese Schritte sind nun für alle Zeile der Auftragspositionstabelle zu wiederholen, bis in allen Zeilen die Kundennummer enthalten ist – fertig.
Stell dir jetzt vor, die Positionstabelle hat 60.000 Einträge und die Kopftabelle hat 5.000 Einträge. Wenn man nun für das Suchen pro Zeile 10 Sekunden braucht, benötigt man ca. 7 Tage um alle Zeile auszufüllen, d.h. 1 Woche lang Tag und Nacht die Werte zusammensuchen! An dieser Stelle kommt die Excel-Funktion SVERWEIS zum Tragen: Diese Funktion automatisiert genau das Verbinden von 2 Tabellen.
# Zunächst den Cursor in den Positionstabelle auf die erste Kundennummer-Zeile positionieren, für die die Kundennummer ermittelt werden (im obereb Bild „F2“)
# In dieser Zelle „=“ eintippen und den Funktionsassistenten für SVERWEIS öffnen
# Den Cursor im Assistenten auf den Feld „Suchkriterium“ setzen und anschließend in der Positionstabelle mit der Maus das erste Feld der Auftragsnummer markieren (Zelle: A2)
## Auftragsnummer soll gesucht werden
# Jetzt im Assistenten den Cursor auf das Feld „Matrix“ setzen
# Mit der Maus in der Auftragskopftabelle die Spalten A und B markieren
## In der Spalte A soll nach der Auftragsnummer gesucht werden
## Die Spalte B soll als Ergebnis zurückgegeben werden
# Im Funktions-Assistenten den Cursor auf das Feld „Spaltenindex“ setzen
## Hier eine „2“ eintippen, da aus der Ergebnis-Matrix die 2. Spalte (das war die Spalte B, in der die Kundennummer stand) als Ergebnis zurückgegeben werden soll
# Jetzt noch den Cursor im Funktions-Assistenten auf das Feld „Bereich_Verweis“ positionieren, eine „0“ eintippen und Enter
Et Voila, Excel hat für die erste Zeile die Kundennummer „K111“ ermittelt. Jetzt kann die Formel aus dieser Zelle kopiert und alle weiteren Zellen in der Spalte „F“ angewandt werden.
Hier noch ein paar hilfreiche Hinweise für die Arbeit mit dem SVERWEIS.
3. Weitere Tipps zum SVERWEIS
A. Suchfeld in 2 Spalten
# Im oberen Beispiel wurde nach der Auftragsnummer gesucht, d.h. dieses Feld war die Verbindung zwischen den beiden Tabellen
# Doch unter Umständen kann es vorkommen, dass diese Verbindung aus 2 Spalten in den jeweiligen Tabellen besteht (bspw. Auftragsnummer und Positionsnummer)
# In diesem Fall muss man in beide Tabellen eine zusätzliche Spalte einfügen und die Werte aus den 2 ursprünglichen Spalten in die neue Spalte verketten; Bsp.:
## 1. Verbindungsspalte A
## 2. Verbindungsspalte B
## Neue Verbindungsspalte C = VERKETTEN(A;B)
# Nun kann man basierend auf den neuen Spalten C, die in beide Tabellen eingefügt wurde, den SVERWEIS durchführen
B. Download-Formate aus SAP lassen in Excel keine Funktion zu
Wenn man aus SAP Daten runterlädt, die man anschließend per SVERWEIS verbinden will, dann lässt das Format der Excel-Tabelle die Verarbeitung von Funktionen nicht zu. Der Effekt ist, dass die Funktion einfach in der Zelle als Text dargestellt wird: „=SVERWEIS(C7;Tabelle2!A:B;1;0)“ Ehrlich gesagt weiß ich nicht warum das passiert, aber ich weiß wie ich mir helfen kann:
# Die betroffene Spalte, in der die Funktion nicht ausgeführt werden kann, im Kopf markieren, d.h. die komplette Spalte über die Spaltenüberschrift „A“ oder „D“ markieren.
# In Excel in den Menübereich „Daten“ wechseln und die Funktion „Texte in Spalten“ aufrufen.
# Anschließend einfach auf den Button „Fertig stellen“ klicken
# Nun wird die Funktion ausgeführt
C. SVERWEIS und Sprachen
Mir ist es mal passiert, dass ich in Brüssel im Projekt war und auf einem französischen Rechner einen SVERWEIS durchführen musste. Dabei habe ich nicht wenig gestaunt, als ich bemerkte, dass SVERWEIS auf Französisch RECHERCHEV heißt. Und aus Englisch wird sie VLOOKUP genannt, auf Türkisch DÜŞEYARA, …
*** Es wäre super, wenn du ein kleines Feedback hinterlassen würdest, Isa.
Es muss ungefähr zu Beginn der 2000er Jahre gewesen sein – es war einer meiner ersten Projekte, bei dem wir in einem Energiekonzern im Ruhrgebiet SAP R/3 einführten. In der Summe waren, soweit ich mich erinnere, über 200 Berater unterwegs, um die Prozesse aufzunehmen, die Entwicklungen voranzutreiben und das System zu customizen. Meine Aufgabe bestand darin die Prozesse der Mengendisposition (Schnittstelle zwischen Verkauf und Bestandsführung) aufzunehmen und hierfür die zukünftigen Prozesse zu modellieren. Wie in jedem Projekt üblich, waren auch damals die Customizingmöglichkeiten des Systems vermeintlich nicht ausreichend, so dass ein recht großes Entwicklungsteam bereit stand, das tagtäglich mit neuen Entwicklungsanträgen (EA) „beglückt“ wurde.
Eines Tages berichtete mir eine Kollege auf eine spöttische Art: „Hast du von dem neuen EA gehört?“ Ich hatte von nichts ungewöhnlichem gehört und verneinte seine Frage. Daraufhin erzählte er mir: „Bei den Entwicklern ist eine EA eingegangen, bei dem die User die Hinweis- und Warnmeldung im SAP-GUI als Pop-Up dargestellt haben wollen“, und lachte dabei mit einer gewissen Schadenfreude. Er wusste es und auch mir war es bekannt, dass diese Meldungen damals schon mit einer Einstellung im SAP-GUI als Pop-Up-Meldung darstellbar sind, d.h. die Mühe für den EA war an dieser Stelle völlig obsolet.
Über die Jahre habe ich vielfach Entwicklungen gesehen, deren Sinn ich nicht verstand. Wenn ich nachfragte, warum hier nicht die Standardmöglichkeiten genutzt wurden, war die gängige Antwort: Das ist historisch gewachsen – wie dem auch sei. Meine Erfahrung ist, dass man im Sinne des Kunden 1-mal, 2-mal und am besten noch weitere Male hinterfragen sollte, ob eine Entwicklung tatsächlich nötig ist.
Ein super Tool, womit man sich einige Entwicklungen im IDoc-Umfeld sparen kann, ist „Datenumsetzung zwischen Sender und Empfänger“. Mit dieser Funktion können IDoc-Inhalte ohne Entwicklung manipuliert werden. Im folgende stelle ich 3 Beispiele vor, wie dieses Tool eingesetzt werden kann.
0. Grundlagen – Datenumsetzung zwischen Sender und Empfänger
Die Anlage von Umsetzregeln für die Anpassung von IDoc-Daten verläuft im Prinzip immer nach den folgenden 3 Schritten:
1. BD62 – Regel anlegen
In diesem Schritt wird mittels der Transaktion BD62 eine Regel angelegt, die Bedeutung der Regel angegeben und das Segment der Regel zugeordnet, deren Daten anzupassen sind – im Screenshot ist es das Segment E1BPDLVHDUNHDR.
In diesem Schritt (Transaktion BD79) spielt die Musik: Hier wird die Regel konkretisiert, d.h. hier wird eingestellt, was die Regel genau bewirken soll.
Im Folgenden will ich 3 beispielhafte Anwendungsfälle für Umsetzregeln vorstellen. Alle Bespiele basieren auf dem Szenario, dass das ERP an ein externes LVS angebunden ist. Dabei sollen in allen 3 Beispielen Daten im IDoc SHP_OBDLV_CONFIRM_DECENTRAL02 angepasst werden. Mit diesem IDoc erfolgt vom LVS-System die Kommissionierrückmeldung der Lieferung im ERP System, d.h. der Sender ist das LVS und der Empfänger ist das ERP-System.
# Im ersten Beispiel soll in das Feld TIMEZONE im Segmente E1BPDLVDEADLN die Konstante CET gesetzt werden
## Hintergrund: Das LVS sendet das Lieferdatum und die Uhrzeit in UTC; durch die Konstanten soll die Uhrzeit auf CET konvertiert werden
# Im zweiten Fall soll in das Feld SHIP_MAT im Segment E1BPDLVHDUNHDR der Wert 2525 gesetzt werden, wenn dieses PA enthält
## Hintergrund: Das LVS kennt die Materialnummern für die Packmittel nicht und sendet 2-stellige Kürzel. Diese sollen auf die ERP-Packmittelnummern konvertiert werden
# Im letzten Fall soll in das Feld TIMESTAMP_UTC im Segmente E1BPDLVDEADLN das aktuelle Tagesdatum gesetzt werden, wenn das Feld TIMETYPE = WSHDRLFDAT ist.
## Hintergrund: Das vom LVS ermittelte Lieferdatum ist vielfach nicht richtig, dadurch soll das Lieferdatum immer auf das Tagesdatum gesetzt werden.
Wie oben schon erwähnt, spielt die Musik beim Thema Umsetzregeln bei der Pflege der Regeln – BD79. Daher konzentriere ich mich bei der Vorstellung der Regeln auf diesen Punkt.
1. Konstante setzen – TIMEZONE = CET
# Transaktion BD62 aufrufen und neue Regel anlegen:
## Umsetzregel: ZZ_CONF_TERM
## Bedeutung: CET als Konstante
## IDoc-Segmentname: E1BPDLVDEADLN
# Transaktion BD79 aufrufen, Regel „ZZ_CONF_TERM“ vorgeben und links oben auf „Stift“ klicken
# In nächsten Screen auf das Feld „TIMEZONE“ doppelklicken
# In linken Bereich den Regeltyp „Konstante setzen“ auswählen und recht im Feld Konstante „CET“ eintragen und speichern
# Transaktion BD55 aufrufen und Nachrichtentyp „SHP_OBDLV_CONFIRM_DECENTRAL“ vorgeben
# Links oben auf den Button „Neue Einträge“ klicken und folgenden neuen Eintrag erfassen:
Ab jetzt ist die Regel aktiv: Damit wird das Feld TIMEZONE im Segment E1BPDLVDEADLN für den Nachrichtentyp SHP_OBDLV_CONFIRM_DECENTRAL immer mit der Konstante CET gefüllt.
2. Wert abhängig ersetzen – Wenn SHIP_MAT=PA, dann SHIP_MAT=2525 setzen
# Transaktion BD62 aufrufen und neue Regel anlegen:
# Transaktion BD79 aufrufen, Regel „ZZ_HU_MAT“ vorgeben und links oben auf „Stift“ klicken
# Im nächsten Screen auf das Feld „SHIP_MAT“ doppelklicken
# Im linken Bereich den Regeltyp „Senderfeld umschlüsseln“ auswählen und recht im Feld Senderfeld „SHIP_MAT“ eintragen und auf den Button „Bedingungen“ klicken
# In diesen Screen in die Spalte „Wert Empfängerfeld“ „2525“ und in die Spalte „Packmittel“ „PA“ eintragen
# Ein Schritt zurück und Regel sichern
# Abschließend die Regel per Transaktion BD55 einem Nachrichtentyp und Sender-Empfänger-Kombination zuordnen
Ab jetzt ist die Regel aktiv – damit wird in das Feld „SHIP_MAT“ „2525“ eingetragen, wenn vom LVS in diesem Feld „PA“ übermittelt wird.
3. Tagesdatum setzen – TIMESTAMP_UTC = Tagesdatum
# Transaktion BD62 aufrufen und neue Regel anlegen:
Was war die längste Zeit, die du in einem Stau verbracht hast? 1 Stunde, 2 Stunden oder doch länger? Ich musste mal auf der A2 zwischen Hannover und Braunschweig geschlagene 6 Stunden in einem Stau verbringen – es ging nichts mehr. Ich hatte mich von Köln aus mit einem Mietwagen auf dem Weg in Richtung Berlin gemacht und kurz vor Hannover fing der stockende Verkehr an. Ein kleiner Auffahrunfall, Brückenabrissarbeiten und ein Heimspiel des Vereins für Leibesübungen (VfL) Wolfsburg gegen die Bayern und prompt war ich auf der Autobahn gefangen.
Als ich merkte, dass es wohl länger dauern wird, versuchte ich mir die Zeit zunächst mit dem Radioprogramm zu vertreiben. Nach 2 Stunden, gesättigt nach den wiederholenden Nachrichten, schaltete ich das Radio ab und widmete mich meinem Handy, um ein paar Runden zu zocken. Jedoch war auch dies keine befriedigende Ablenkung, so dass ich es nach wenigen Minuten missmutig bei Seite legte. Letztlich fing ich an, in den Fächern des Wagens nach einer Zeitschrift oder einem alten Buch zu kramen, doch das Einzige, was ich zwischen die Finger bekam, war die Bedienungsanleitung des Autos … ;-(
378 kleinbeschriebene und übersichtlich illustrierte Seiten, DIN A5 Format und das alles in einer exklusiven Druck- und Papierqualität. Wow, dachte ich mir und war überrascht wie strukturiert und leicht verständlich so eine Bedienungsanleitung aufgebaut ist. Also fing ich an verschiedene Kapitel durch zu stöbern, die mich laut Inhaltsverzeichnis interessierten: „Brake Assist“, „ParkPilot“, „Lane Assist“, „Müdigkeitserkennung“, etc. Kurz bevor der Stau sich auflöste, packte ich die Bedienungsanleitung wieder ins Handschuhfach und hatte eine große Erkenntnis: Die Autos können mittlerweile viel mehr, als ich je geahnt hätte.
Wenn ich nun basierend auf dieser Erkenntnis an SAP und hier im speziellen an den SAP-GUI denke, fallen mir eine Reihe von Features ein, die mehr oder weniger bekannt sind. Im Folgenden habe ich mal 29 hilfreiche Tipps zusammengestellt, die den Umgang mit den SAP-GUI erleichtern. Doch zunächst ein kurzer Überblick über den SAP-GUI:
Im SAP-GUI wird eine Transaktion entweder über die Menüstruktur oder direkt mit der Eingabe des Transaktionscodes aufgerufen:
# Über die Menüstruktur: Logistik -> Vertrieb -> Verkauf -> Auftrag -> Anlegen
# Über einen Transaktionscode: VA01
Befindet man sich nun in einer bestimmten Transaktion, kann man eine neue Transaktion nur direkt aufrufen, wenn der Präfix /n vor die Transaktion gesetzt wird. Bsp.: Du lässt dir die Details eines Kundenauftrags anzeigen. Von hier aus willst du direkt in den Debitorenstamm abspringen. Dann muss der Präfix verwendet werden: /nvd02
Der Präfix /n kann (wenn er separat in der Transaktionsleiste verwendet wird) dafür genutzt werden, um von einer beliebigen Transaktion zurück zum Anfang (Menüstruktur SAP Easy Access) zu gelangen.
2. Transaktion im neuen Fenster öffnen: /o
Wenn im Gegensatz zum Präfix /n den Präfix /o verwendet wird, dann wird die aufgerufene Transaktion in einem neuen Fenster bzw. Session gestartet. Damit kann der Vorteil genutzt werden, dass die ursprüngliche Transaktion geöffnet bleibt.
Wenn der Präfix /o separat ohne eine Transaktionscode genutzt wird, dann öffnet sich die Liste aller aktuellen laufenden Sessions / Fenster. Von hier aus kann zu einer anderen Session gewechselt oder eine neue Session gestartet werden.
3. Aktuelles Fenster schließen: /i
Durch Eingabe des Präfix /i in der Transaktionsleiste wird das aktuelle Fenster geschlossen. Hier ist zu beachten: Es erfolgt keine Warnmeldung, dass nicht gespeicherte Daten verloren gehen können.
Wenn nun hinter dem /i eine Zahl – bspw. /i3 – mitgegeben wird, wird das Fenster mit der Nummer 3 geschlossen.
4. Die Feierabend-Transaktion: /nex
Durch Eingabe von /nex in die Transaktionsleiste werden alle Sessions der aktuellen Anmeldung geschlossen und man meldet sich vom System ab. Wie oben beim /i schon dargestellt, erfolgt auch hier keine Warnmeldung, dass nicht gespeicherte Daten verloren gehen. Hier gibt es aber folgende Ausnahme: Wenn eine bestimmte Transaktion noch läuft, bspw. die Selektion noch keine Ergebnisse geliefert hat, dann kann die Transaktion /nex nicht ausgeführt werden.
5. Direktaufruf einer Transaktion: /* + TCode
Eine besondere Stärke des SAP-GUI ist es, dass mit Datenhistorien gearbeitet wird. Ruft man z.B. einen bestimmten Kundenauftrag mit dem TCode VA03 auf, wird die Nummer dieses Kundenauftrags beim nächsten Aufruf des TCode VA03 automatisch vorbelegt.
Dieser Effekt kann genutzt werden, um diesen Kundenauftrag beim nächsten Mal direkt aufzurufen: Wenn /*VA03 in die Transaktionsleiste eingegeben wird, gelangt man direkt in den Anzeige-Modus des letzten Kundenauftrags – hier spart man sich quasi das „Zwischen-Enter“.
6. In der Menüstruktur nach einer Transaktion suchen: SEARCH_SAP_MENU
Mittels des TCodes SEARCH_SAP_MENU kann innerhalb der Menüstruktur nach bestimmten Transaktionen gesucht werden. Hierbei kann sowohl direkt nach dem TCode oder der Beschreibung der Transaktion gesucht werden: „Kundenauftrag“ oder „VA01“. Das Suchergebnis liefert eine Liste der verschiedenen Hierarchie-Stellen (Knoten), in denen die Transaktion vorkommt. Schwach finde ich an dieser Funktion, dass vom Suchergebnis aus kein Absprung zur Transaktion möglich ist.
7. Dynamisches temporäres Menü: SDMO
Durch den Aufruf des TCode SDMO kann ein einfaches dynamisches Menü dargestellt werden. Nachdem der TCode aufgerufen wurde, gibt man einen Text ein und führt den Report aus. Anschließend werden alle Transaktionen aufgelistet, in denen der Text vorkommt. Durch Doppelklick auf einen Eintrag, gelangt man direkt zur Transaktion. Leider kann nur nach Texten mit maximal 12 Zeichen gesucht werden.
8. Transaktionssuche – Mein Favorit: SE93
Die Transaktion SE93 ist eine Entwicklungstransaktion, um diese neuanzulegen bzw. zu modifizieren. Sie ist mein Favorit, wenn es darum geht nach einer Transaktion zu suchen. Gerade wenn man bei einem neuen Kunden ein Projekt beginnt, ist man mit einer neuen Systemlandschaft und einer Unmenge an Z-Transaktionen konfrontiert – Z-Transaktionen sind kundeneigene Transaktionen; bspw. Z_KOMMI_LISTE. Wenn man sich die genaue Bezeichnung der Transaktion nicht gemerkt und auch keinen Favoriten angelegt hat, dann kann man mit der SE93 einfach Z*KOM*LIS* eintippen und F4 drücken. Prompt wird dann genau die Z_KOMMI_LISTE eingeblendet. Von hier aus kann man sie direkt per F8 starten.
9. Alle Transaktionen in einer Tabelle: TSTC
Letztlich besteht auch die Möglichkeit eine bestimmte Transaktion über die Tabelle TSTC zu ermitteln. Hierzu ruft man die TCode SE16 auf und gibt den Tabellennamen TSTC ein. In dieser Tabelle sind alle Transaktionen mit Transaktionstext und dem dazugehörigem Programm abgelegt. Übrigens: In der Tabelle TSTC sind über 120.000 Transaktionen enthalten; wie viele kennst du davon 😉
10. Laufende Transaktion abbrechen
Es kommt immer wieder vor, dass man durch eine ungünstige Selektion oder einen Programmfehler ewig auf das Ergebnis einer Transaktion wartet. So eine Endlosschleife kann wie folgt abgebrochen werden:
# Im linken oberen Bereich eines SAP-GUI-Fenster ist ein kleines Rechteck mit einer schemenhaften Flagge dargestellt – soll wohl das SAP Logo darstellen.
# Wenn man auf diese Flagge klickt, erscheint ein kleines Menü.
# Mit dem letzten Punkt wird die Transaktion abgebrochen und man gelangt wieder zum Startbildschirm.
11. Parameter setzen – die Zauberfunktion
Es gibt Transaktionen, bei denen in bestimmte Felder immer wieder der gleiche Wert eingetippt wird. Um sich diese Wiederholungen zu sparen, können diese Felder mit einem Festwert vorbelegt werden. Im Folgenden soll das Feld Auftragsart in der Transaktion VA01 mit TA vorbelegt werden:
# Zunächst wird die Transaktion VA01 aufgerufen und die Maus auf das Feld Auftragsart positioniert.
# Dann wird die F1-Taste gedrückt, wodurch die Hilfe zu diesem Feld aufgerufen wird.
# Im oberen Bereich des Hilfe-Fensters klickt man auf das vierte Icon: Ein Hammer & Schraubenzieher
# Nun öffnet sich in neues Fenster mit dem Titel „Technische Informationen“
# In diesem Fenster ist im Bereich Feld-Daten das letzte Feld Parameter-Id
# Der Wert in diesem Feld sollte nun markiert und kopiert werden; in unserem Bsp. AAT
# Nun sollten alle Hilfsfenster geschlossen werden, so dass wir wieder im Startbildschirm des SAP-GUI sind
# Hier ruft man über die Menüleiste folgenden Punkt auf
## System -> Benutzervorgaben -> Eigene Daten -> Reiter: Parameter
# Hier wird die oben ermittelte Parameter-Id (in unserem Bsp. AAT) in die Spalte SET- / GET-Parameter-Id und in die Spalte Parameterwert TA eingetragen
# Als letzter Punkt müssen die Eingaben gespeichert werden (STRG+S oder Disketten-Icon)
Ab jetzt ist das Feld Auftragsart immer mit dem Wert TA vorbelegt, wenn die Transaktion VA01 aufgerufen wird – natürlich ist diese Einstellung User-spezifisch.
12. Neues Fenster öffnen: STRG+N
Um ein neues Fenster im SAP-GUI zu öffnen stehen nach dem Motto „… alle Wege führen nach Rom.“ mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
# Tastenkombination: STRG + <Plus-Taste>
# Tastenkombination: STRG + N
# Navigationsleiste: Icon „Neuen Modus erzeugen“
# …
Warum auch immer, beobachte ich in der täglichen Arbeit, dass die oben aufgeführten Tastenkombinationen (STRG+N) so gut wie nie Verwendung finden.
13. Fokus aufs Transaktionsfeld: STRG + SHIFT + 7
Schnell mal eine Transaktion eingeben? Normalerweise ist dies ohne Maus nicht möglich, denn zunächst muss der Mauscursor auf das Transaktionsfeld gesetzt werden. Die Bedienung der Maus kann man sich mit folgender Tastenkombination sparen: „STRG + SHIFT + 7“
So kurz die Beschreibung ist, so sehr ist diese Funktion doch für mich der Time-Saver überhaupt!
14. Starttransaktion festlegen
Nach der Anmeldung im SAP-GUI gelangt man – im Normalfall – direkt in den Startbildschirm. Wenn man nun weiß, dass man direkt nach der Anmeldung immer eine bestimmte Transaktion aufruft, dann kann diese Transaktion als Starttransaktion eingestellt werden. Bspw. ist es jeden Morgen deine erste Aufgabe die IDoc-Verarbeitung zu kontrollieren, dann kannst du die WE02 als Starttransaktion festlegen:
# Aus dem Startbildschirm über die Menüleiste folgenden Punkt aufrufen:
## Zusätze -> Starttransaktion festlegen
## Hier die WE02 eingeben und bestätigen
15. Markieren und Kopieren in einem Schritt
Üblicherweise funktioniert das Kopieren im SAP-GUI wie in anderen Office-Anwendungen: Man markiert einen Bereich und drückt STRG+C. Doch das SAP-GUI bietet eine Erweiterung dieser Funktionen: Die Schritte Markieren und Kopieren können kombiniert werden, d.h. wenn man einen Bereich markiert, wird er auch direkt kopiert – diese Option kann wie folgt aktiviert werden:
# Auf der oberen Navigationsleiste das letzte Icon anklicken „Lokales Layout anpassen“
# Anschließend den viertletzten Punkt „Schnell ausschneiden und einfügen“ anklicken
# Jetzt ist Markieren und Kopieren in einem Schritt aktiviert
16. Markieren im SAP-GUI: STRG+Y
Im SAP-GUI können Eingabefelder wie gewohnt mit dem Mauscursor markiert werden. Doch Bereiche die nur der Anzeige dienen und keine Eingabebereiche sind, können nicht direkt markiert (und damit kopiert) werden. Wenn aber mit der Tastenkombination „STRG+Y“ den Markier-Modus aktiviert wird, kann man im SAP-GUI fast alles markieren und damit kopieren.
17. Transaktion trotz fehlender Berechtigung starten
Diese Option wird man wahrscheinlich nur sehr selten nutzen können, doch es kann nicht schaden von der Möglichkeit gehört zu haben: Wenn einem die Berechtigung zum Aufruf einer Transaktion fehlt, dann kann man (evtl.!) mit folgenden Workaround die Transaktion trotzdem starten:
# Mit der TCode SE16 und der Tabelle TSTC das Programm ermitteln, das dem TCode zu geordnet ist
# Anschließend dieses Programm per TCode SE38 starten
18. Scrollen nur per Navigationsleiste
Warum auch immer – wahrscheinlich historisch bedingt – gibt es in SAP Transaktionen, bei denen ein Beleg aus mehreren Positionen besteht, aber eine offensichtliche Möglichkeit zum Hoch- / Runter-Scrollen nicht vorgesehen ist. Als unerfahrener SAP-User wird man denken, man sieht alles und weitere Positionen zum Beleg gibt es nicht, da keine Möglichkeit zum Scrollen angeboten wird. Diesem Irrtum ist wahrscheinlich jeder schon mal erlegen. Eine solche Transaktion ist bspw. die „MB03 – Artikelbeleg anzeigen“. In diesen Belegen erfolgt das Hoch- / Runter-Scrollen mittels der Pfeile auf der oberen Navigationsleiste.
19. Historie löschen
Eine große Stärke des SAP-GUI ist die Historien-Funktion. In allen Eingabefeldern (mir ist keine Ausnahme bekannt) bietet das SAP-GUI eine intelligente Historie der letzten Eingabewerte. Ich nenne die Historienfunktion intelligent, weil man sie wie folgt steuern kann.
# Ruf die TCode SE16 auf
# Doppelklicke nun auf das Eingabefeld „Tabellenname“, und es werden die Tabellennamen aufgelistet, die man zuletzt aufgerufen hat
# Gibt man hingegen in dem Feld ein Z ein, werden alle Tabellen aufgelistet, die man zuletzt aufgerufen hat und die mit Z beginnen
Nun kann es mal nötig sein – bspw. wegen eines System-Refreshs – dass die Historie gelöscht werden muss. Dies kann wie folgt durchgeführt werden:
# In der Navigationsleiste auf das letzte Icon (Lokales Layout anpassen) klicken und den ersten Punkt „Optionen…“ aufrufen
# In den Optionen im Ordner „Lokale Daten“ (links) den Punkt „Historie“ aufrufen
# Hier kann die Historie gelöscht werden
20. Maus folgt Fokus
Diese Funktion kann hilfreich sein, wenn man viel mit der Tabulator-Taste arbeitet, um zwischen verschiedenen Eingabefeldern zu wechseln:
# In der Navigationsleiste auf das letzte Icon (Lokales Layout anpassen) klicken und den ersten Punkt „Optionen…“ aufrufen
# In den Optionen im Ordner „Interaktionsdesign“ (links) den Punkt „Tastatureinstellungen“ aufrufen
# Hier den letzten Punkt „Maus folgt autom. dem Fokus“ aktivieren und bestätigen.
Damit die Einstellungen greifen, muss man sich abmelden, das SAP-Logon-Pad schließen und sich erneut anmelden.
Wenn man jetzt bspw. die Transaktion WE02 aufruft und zwischen den Selektionsfeldern per Tabulator wechselt, folgt die Maus automatisch zu den aktiven Feldern.
21. In Pull-Down-Felder Werte anzeigen und sortieren
Es kann sinnvoll sein, wenn in Pull-Down-Feldern nicht nur die Texte, sondern auch die Werte zu den Texten angezeigt werden. So ein Feld mit Pull-Down-Menü ist bspw. ist die Versandbedingung im Kundenauftragskopf. Die Anzeige der Werte, und das Sortieren nach den Werten, kann wie folgt eingestellt werden:
# In der Navigationsleiste auf das letzte Icon (Lokales Layout anpassen) klicken und den ersten Punkt „Optionen…“ aufrufen
# In den Optionen im Ordner „Interaktionsdesign“ (links) den Punkt „Visualisierung 1“ aufrufen
# Hier im Bereich „Controls“ beide Optionen aktivieren
22. TCode im Menü anzeigen
Über das SAP Menü gelangt man zur Transaktion „Kundenauftrag anlegen“ über folgende Knoten:
Natürlich kann diese Transaktion direkt über die Eingabe des TCode „VA01“ in der Transaktionsleiste aufgerufen werden. Wenn man diese Transaktion aber nicht kennt, ist es hilfreich die TCodes in der SAP Menü darzustellen, damit sie fürs nächste Mal gemerkt werden können:
# Über die Menüleiste: Zusätze -> Einstellungen
# Hier die Option „Technische Namen anzeigen“ aktivieren
23. Warn- / Fehlermeldung als Pop-Up-Fenster
Bei der Arbeit mit dem SAP-GUI gibt es eine Unmenge von Prüfungen bei der Eingabe. Zum Einen können die Prüfungen Warnmeldungen ausgeben und zum Anderen Fehlermeldungen. Wenn bspw. bei der Auftragsanlage (TCode VA01) eine Auftragsart eingegeben wird, die nicht vorgesehen ist, dann erfolgt eine Fehlermeldung. Hingegen erfolgt eine Warnmeldung, wenn ein Auftrag ohne Mengen abgespeichert werden soll.
Normalerweise werden diese Meldungen links unten in der Statusleiste angezeigt. Doch gerade wenn man neu mit dem SAP-System in Kontakt kommt, kann es hilfreich sein, sich die Meldungen als Pop-Up-Fenster anzeigen zu lassen. Die Option kann wie folgt aktiviert werden:
# In der Navigationsleiste auf das letzte Icon (Lokales Layout anpassen) klicken und den ersten Punkt „Optionen…“ aufrufen
# Im Ordner „Interaktionsdesign“ (links) den Punkt „Benachrichtigungen“ aufrufen
# Nun im Bereich „Meldungen“ die Punkte „Meldungen im Dialog anzeigen“ aktivieren.
24. GUI Farben ans System anpassen
Nach monatelanger intensiver Arbeit ist der Go-Live nun geschafft und es steht nun eine nicht minderanstrengende Zeit bevor: Der Go-Live Support. In dieser Phase bekommen Berater üblicherweise umfassende Berechtigung im System, damit sie zügig und unkompliziert auf Fehler reagieren können. Doch hier besteht die Gefahr, dass unbeabsichtigt bspw. zu testzwecken Belege angelegt oder verändert werden, da in den Standardeinstellungen alle Systeme das identische Design aufweisen. Wenn je System die SAP-GUI-Farben verändert werden, sollte man nicht so leicht in dieses Fettnäpfchen treten. So können die Farben pro System angepasst werden:
# In der Navigationsleiste auf das letzte Icon (Lokales Layout anpassen) klicken und den ersten Punkt „Optionen…“ aufrufen
# Im Ordner „Visuelles Design“ (links) den Punkt „Farbeinstellungen -> Farben im System“ aufrufen
# Hier entweder für das komplette System oder nur einen bestimmten Mandaten die neuen Farben auswählen
# Zu beachten: Änderungen greifen erst bei Neuanmeldung
25. Favoriten einfügen
Ich muss an dieser Stelle gestehen, dass ich kaum mit Favoriten arbeite, da ich meist die Transaktionen, die ich nutze, auswendig kenne. Und wenn ich sie nicht kennen sollte, suche ich sie per TCode SE93. Aber gerad für Neueinsteiger ist die Favoritenfunktion Goldwert. Hier kann man sich die gängigsten Transaktionen, mit denen man arbeitet als Favoriten anlegen, und sie direkt aufrufen. Favoriten legt man wie folgt an:
# Links in Startbild des SAP-GUI sind über dem SAP Menü die Favoriten angeordnet
# Hier mit der rechten Maustaste auf die Favoriten klicken; anschließend öffnet sich ein kleines Fenster mit der Option „Transaktion einfügen“
# Wenn diese Option angeklickt wird, kann man direkt die Transaktion eingeben, die man in die Favoriten einfügen will
Zusätzlich kann man auch eine Transaktion, die man sich per SAP Menü rausgesucht hat, wie folgt als Transaktion einfügen:
# Menüpfad für die TCode „ME22N – Bestellung ändern“ aufklappen: Logistik -> Materialwirtschaft -> Einkauf -> Bestellung -> Ändern
# Hier Rechtklick auf die Transaktion und die Option „Zu den Favoriten hinzufügen“ auswählen
26 . Aus der Transaktion Favoriten aufbauen – %_GCADDF
Vielfach sieht der Umgang mit Favoriten in Praxis so aus: Man ruft eine Transaktion auf und denkt sich: Mist, diese Transaktion sollte ich mir mal als Favorit anlegen. Hierzu gibt es folgende hilfreiche Option:
# Ruf die Transaktion VL03N und lass dir irgendeine Auslieferung anzeigen
# Dann tippst du – während du in den Details einer Auslieferung bist – in die Transaktionsleiste %_GCADDF ein
# Und Voila: Die Transaktion VL03N ist nun als Favorit angelegt
27. Kollegen zum Kaffee einladen – SE37 / TH_POPUP
Kennst du diese Möglichkeit deinen Kollegen zum Kaffee einzuladen:
# Ruf die Transaktion SE37 auf
# Gib den FuBa TH_POPUP ein und führe sie aus (F8)
# Anschließend im Bereich Import-Parameter folgende Felder ausfüllen und ausführen
## CLIENT: Mandant
## User: Benutzer, an den die Nachricht gehen soll
## Message: „Lust zum Kaffee?“
Nun bekommt dein Kollege die Einladung zum Kaffee als Pop-Up-Nachricht auf seinem SAP-GUI 😉
28. Warum gesperrt – SM12
Mit dieser Situation sollte jeder schon mal konfrontiert worden sein: Du willst einen Beleg bearbeiten und bekommst die Meldung „User: Schmidt“ sperrt den Beleg. Jetzt kannst du Fr. Schmidt direkt anrufen und ihr mitteilen, dass sie den Beleg wieder freigeben sollte. Oder du rufst zunächst den TCode SM12 auf und schaust nach, seit wann und mit welchem TCode sie den Beleg sperrt. Dann rufst du sie an und kannst ihr direkt mehr Infos zum Sperrverhalten mitgeben.
29. Verbotene Passwörter – USR40
In regelmäßigen Zeiträumen kommt bei der Anmeldung im SAP-GUI die Aufforderung, dass das Passwort zu ändern ist. Hier kann es durch aus nerven, wenn man immer wieder ein Passwort eingibt, dass nicht zugelassen ist. Um zu prüfen, welche Passwörter nicht erlaubt sind, kann man sich die Tabelle USR40 anschauen (aufzurufen per SE16). Hier sind alle Passwörter aufgeführt, die im System nicht zugelassen sind.
*** Es wäre super, wenn du ein kleines Feedback hinterlassen würdest, Isa.
…Übrigens findet ihr alle Beiträge im Buch „SAP Helden“ kompakt zusammengefasst.
