Der ultimative SD-Überblick anhand von 23 Funktionen

Wenn man sich die Statistiken der Projektbörse Gulp der letzten Jahre anschaut, gehören Berater im Modul SD (Sales & Distribution) immer zu den TOP5 der meist gesuchten SAP-Beratern auf dem Markt. Mit dem SD-Modul werden innerhalb eines Unternehmens die Vertriebs- und Distributionsprozesse gesteuert. Die Prozesse fangen (meist) mit der Auftragsanlage an, gehen über die Lieferung und enden mit der Faktura.

Die gängige 3er-Prozesskette (Auftrag-Lieferung-Faktura) des SD-Moduls bietet hunderte von Funktionen, damit man den Vertriebsprozess optimal gestalten und steuern kann. Ich habe exemplarisch 23 Funktionen rausgesucht, die man kennen sollte, um einen Überblick über das SD-Modul zu erhalten.

Bevor ich auf die einzelnen Funktionen eingehe, will ich kurz darstellen, wie das SD-Modul in der Praxis eingesetzt wird.

„Ring, Ring … das Telefon klingelt und Fr. Esser geht ran. Fr. Esser arbeitet in der Auftragsabwicklung eines Großhandels für Büroartikel. Am anderen Ende der Leitung ist der Einkauf der Firma Rüdiger am Apparat und bestellt zwei Paletten Druckerpapier. Fr. Esser loggt sich in SAP ein und startet die Transaktion für die Auftragsanlage (VA01). Dort gibt sie die Kundennummer der Fa. Rüdiger ein und erfasst eine Position Druckerpapier mit der Menge 2 Palette. Das System bestätigt die Menge, zeigt einen berechneten Liefertermin an und kalkuliert einen Preis. Nachdem Fr. Esser die vorliegenden Infos mit dem Einkäufer abgestimmt hat, speichert sie den Auftrag.

Sobald das Datum für Lieferfälligkeit des Auftrags erreicht wird, wird zum Auftrag der Lieferbeleg (im Batch) angelegt. Im Lager erscheint die Lieferung im Arbeitsvorrat und der Kommissionierauftrag wird gedruckt. Basierend auf diesem Auftrag werden die zwei Paletten kommissioniert (zusammengestellt) und auf den Paletten verpackt. Nachdem die physischen Arbeiten im Lager abgeschlossen sind, erfolgt die Rückmeldung im System. Als letzter Prozessschritt im Lager wird der Lieferschein gedruckt und der Warenausgang gebucht.

Als abschließender Schritt im Gesamtprozess wird automatisch die Rechnung basierend auf dem Lieferbeleg erstellt, die Fr. Esser ausdruckt und an den Kunden verschickt.“

Der oben beschriebene Prozess wird in vielen Unternehmen täglich durchlaufen und kann mit dem SD-Modul von SAP optimal gesteuert werden. Im Folgenden will ich 23 Funktionen vorstellen, mit denen Du das System an die Anforderungen anpassen (Customizing) kannst.

sd_funktionen_23

1. Auftragsanlage

Im SD-Modul ist das zentrale Objekt, womit auch meist der Prozess beginnt, der Kundenauftrag oder kurz Auftrag. Der Kundenauftrag wird mit der Transaktion VA01 angelegt. Im Startbild muss zunächst angegeben werden, welche Art von Auftrag (Terminauftrag, Retourenauftrag, Gutschriftsanforderung, …) angelegt werden soll. Nachdem Du diese Eingabe gemacht hast, kommst du ins Detailbild des Auftrags.  Hier wird der Kunde, das Material, die Menge und tausend weitere Daten zum Auftrag erfasst.

2. Unvollständigkeitsschema

Das Unvollständigkeitsschema im SD-Auftrag steuert, ob bestimmte Felder im Auftrag als Muss- oder Soll-Feld deklariert sind. Muss-Felder müssen vor dem Speichern ausgefüllt sein; das System gibt eine Fehlermeldung aus, wenn diese Felder leer bleiben. Bei Soll-Felder gibt das System nur eine Warnmeldung aus, wenn das Feld nicht gefüllt wurde.

2.1 Beispiel Szenario für das Unvollständigkeitsschema:

„Eure Spedition beschwert sich seit geraumer Zeit, dass auf den Lieferscheinen immer wieder der zweite Teil des Incoterms fehlt. Nach einer kurzen Analyse des Themas wird entschieden, dass dieses Feld im Auftrag durch den Sachbearbeiter gefüllt werden sollte. Im Customizing wird eingestellt, dass dieses Feld nun als Pflichtfeld deklariert ist.“

3. Preisfindung

Die Preisfindung ist innerhalb des SD-Moduls eine zentrale und komplexe Funktion, und man bräuchte eher mehrere Artikel, um sie zu beschreiben. Doch so komplex sie ist, macht sie nichts anderes, als einen Preis für einen Auftrag nach unterschiedlichen Kriterien zu berechnen (Auftragswert).

Ich kann mich noch gut an meine ersten Kontakte mit SD erinnern. Ich kam aus einem technischen Studium ohne Wirtschaftsbezug und konnte mir zunächst nicht erklären, warum alle so „ehrfürchtig“ über die Preisfindung sprachen – für mich als Laien bzw. Konsument gab es genau einen Preis, nämlich den ausgezeichneten. Aber mit den Jahren habe ich gelernt, wie kreativ Unternehmen in ihrer Preisgestaltung sein können. Man kann es überspitzt so ausdrücken: Der Preis für ein Produkt kann sich aus dem Wochentag des Liefertermins, der Farbe des Lieferwagens, der Umsatzstärke des Kunden, dem Wassergehalt des Produktes und dem Verpackungsmaterial des Produktes zusammensetzen. Natürlich funktioniert dies nur, sofern die benötigten Informationen im System verfügbar sind.

4. Produktvorschlag

Der Produktvorschlag (oder wie SAP es nennt, dynamischer Produktvorschlag) ist eine kleine und feine Funktion im SD-Auftrag, die leider in der Praxis nicht so oft eingesetzt wird. Ich habe in den letzten Jahren diese Funktion ein einziges Mal aktiv eingeführt und bei einem anderen Kunden im Einsatz gesehen.

Der Produktvorschlag macht während der Auftragserfassung Vorschläge zu anderen Produkten, die für den Kunden auch von Interesse sein könnten. Zusätzlich bietet es die Möglichkeit, die Auftragserfassung zu beschleunigen, in dem der Sachbearbeiter im Idealfall den Auftrag basierend auf den Vorschlägen erfassen kann.

5. Verfügbarkeitsprüfung

So lange das Wort „Verfügbarkeitsprüfung“ ist, so komplex ist dieses Thema. Die Verfügbarkeitsprüfung (oder kurz Vf) ist eine Funktion im SD-Modul, die auf Positionsebene (also pro Material) ausgeführt wird. Sie stellt dem Anwender dar:

# ob ein Produkt,

# in einer bestimmten Menge und

# zu einem festgelegten Termin

zum Kunden ausgeliefert werden kann.

Im Grunde hört sich die Aufgabe einfach an: Der Kunde ruft an und will zwei Paletten Druckerpapier. Er will, dass die Lieferung  in genau 30 Tagen bei ihm auf dem Hof steht. Geht das oder nicht? Folgende Anworten sind möglich:

# Ja es geht, weil die Ware auf Lager ist.

# Nein es geht nicht, obwohl die Ware auf Lager ist, weil sie für einen anderen Kunden reserviert ist.

# Ja es geht, obwohl die Ware nicht auf Lager ist, da eine neue Lieferung vom Lieferant in 3 Tagen erwartet wird.

# Ja es geht, obwohl die Ware nicht auf Lager ist, da der Lieferant bei sofortiger Bestellung in 14 Tagen liefern könnte.

# Nein das geht nicht, weil keine Ware im Lager ist, der Lieferant aber in 14 Tagen liefern könnte, kann der Kunde die Ware dennoch in 30 Tagen nicht erhalten, weil der Kunde an diesem Tag keine Warenannahmezeiten hat.

Du merkst, dass das System eine Menge von Faktoren in Betracht zieht, um eine möglichst valide Aussage über die Verfügbarkeit zu machen. Gerade in komplexen Unternehmen, wo mehrere Personen oder gar mehrere Abteilungen Zugriff auf die Waren haben, ist eine detaillierte Verfügbarkeitsprüfung essentiell.

6. Routenfindung

Routenfindung ist wieder ein schönes Beispiel in der SAP-Terminologie, das schnell falsch verstanden werden kann. Als ich zum ersten Mal den Begriff Routenfindung gehört hatte, stellte ich mir vor, dass damit geographische Routen (Wege) zu einer Lieferung ermitteln werden.

Nein, Routenfindung in SAP meint Terminierungsbausteine, die mit in die Verfügbarkeitsprüfung einfließen. D.h. Du legst eine Auftragsposition an und das System findet abhängig vom Material, dem Kunden, der Abgangsstelle und Versandart (bspw. Luft, Schiff, LKW, …) eine Route.  In der gefundenen Route sind nun bestimmte Zeiten definiert, die in die Terminierung und damit auch in die Verfügbarkeitsprüfung einfließen. Diese Terminbausteine sind:

# Wie lange dauert es einen Transport zu organisieren (disponieren)?

# Wie lange dauert es die Ware zu kommissionieren?

# Wie lange dauert es die Ware zu verpacken?

# Wie lange dauert der Transport?

Einfach gesprochen gibt die Route die Zeit an, die die Ware von ihrer freien Verfügbarkeit im Lager bis zum Kunden benötigt.

7. Materialsubstitution

Die Materialsubstitution ist eine Funktion der Auftragsanlage und ersetzt eine manuell eingegebene Materialnummer durch eine andere. Bspw.: Du gibst 4711 als Auftragsmaterial ein und das System ersetzt diese Nummer automatisch durch 4712. Vielleicht fragst Du Dich, was das für ein Sinn das macht – genau diese Frage hatte ich gestellt, als ich die Materialsubstitution erstmals kennengelernt hatte. Folgende Beispiele sollen zeigen, dass es für die Materialsubstitution eine Menge Anwendungsbeispiele gibt:

7.1. Auslaufmaterial

Ein auslaufendes Material wird durch ein neueingeführtes Material ersetzt. Nun ruft ein A-Kunde an will das alte Material haben. Das System ist aber so eingestellt, dass für A-Kunden direkt nur noch das neue („bessere“) Material angeboten wird. Hier greift nun die Materialsubstitution und ersetzt das alte Material für bestimmte Kunden durch das neue Material.

7.2. Alter Katalog

Durch eine Systemumstellung musste das Unternehmen alle Materialnummer neu vergeben und die alten Materialnummern aufgeben. Aber leider gibt es auf dem Markt noch jede Menge Kataloge des Unternehmens mit alten Materialnummern. Hier kann die Materialsubstitution eingesetzt werden, damit während der Auftragserfassung weiterhin die alte (im Katalog befindliche) Materialnummer genutzt werden kann.

7.3. Zentrale Produktnummer

Wenn Du in der Apotheke einmal ein Medikament gekauft hast, ist Dir vielleicht schon mal die Abkürzung PZN aufgefallen. Diese Abkürzung steht für Pharma-Zentral-Nummer. Und genau diese Nummer ist Apothekern wahrscheinlich geläufiger als die Materialnummer des Lieferanten. Hier kann die Materialsubstitution bei Pharmaunternehmen eingesetzt werden, damit ihre Kunden (Apotheken) basierend auf der PZN bestellen können – d.h. der Auftrag wird mit der PZN erfasst und sie ersetzt automatisch die PZN mit der eigentlichen Materialnummer im System.

8. Versandstellenfindung

Die Versandstellenfindung ermittelt innerhalb der Auftragsanlage pro Material von welcher Versandstelle das Material ausgeliefert werden soll. Bspw. kann für flüssige Waren eine andere Versandstelle verwendet als für verpackte Ware.

9. Kreditlimitprüfung

Für den Vertrieb ist wahrscheinlich jeder Auftrag, den man reinbekommt, Goldwert; doch wie sieht das die Buchhaltung? Wenn man einen Auftrag mit der Buchhaltungs-Brille betrachtet, kommt sofort die Frage hoch: Wird der Kunde meine Rechnung bezahlen, wie hoch ist das Risiko?

Die Kreditlimitprüfung soll im Rahmen der Auftragserfassung genau dieses Risiko minimieren. Die Kreditlimitprüfung teilt den Kunden in Risikoklassen ein und sperrt, abhängig vom Auftragswert und den offenen Posten des Kunden, entweder den Auftrag oder setzt eine Liefersperre.

10. / 18. Kopiersteuerung

Wie Du im oberen Schaubild siehst, besteht ein gängiger SD-Prozess aus den 3 Objekten Auftrag-Lieferung-Faktura. Entscheidend bei dieser Prozesskette ist, dass diese 3 Belege aufeinander aufbauen, d.h. die Lieferung wird basierend auf dem Auftrag und die Faktura wird basierend auf der Lieferung angelegt.

Damit die Objekte basierend auf den Vorgängerbelegen angelegt werden können, muss die Kopiersteuerung zwischen den Belegen (Kopf und Position) eingestellt sein. Diese stellt sicher, dass  bestimmte Werte übernommen bzw. andere Werte neu ermittelt werden. In der Kopiersteuerung wird auch eingestellt, ob ein Belegsplit (1 Auftrag wird zu n Lieferungen) durchgeführt wird.

11. Lieferung

Der Lieferbeleg wird basierend auf dem Auftrag angelegt und ist das Objekt, womit die Lageraktivitäten gestartet werden. Der Zeitpunkt der Anlage des Lieferbelegs hängt entscheidend davon ab, wann der Kunde die Ware haben will. Wie oben schon beschrieben, werden die Daten des Lieferbelegs aus dem Vorgängerauftrag ermittelt.

12. Chargenfindung

Was haben Nutella, Cola und Aspirin gemeinsam, Nichts? Doch! Alle Produkte sind chargengeführt und auf ihren Verpackungen sind die Chargennummern vermerkt, deren Ursprung die Chargenverwaltung des SAP-Systems ist.

Die Chargenfindung, d.h. die automatische Ermittlung, welche Chargen an den Kunden ausgeliefert werden sollen, kann im SAP in verschiedenen Stellen erfolgen. Eine Stelle ist die Ermittlung der Charge bei der Anlage der Auslieferung. Hier kann die Charge nach unterschiedlichen Kriterien ermittelt werden – Suchstrategien. Die gängigste Suchstrategie lautet: Nimm die Charge mit dem kürzesten MHD (Mindesthaltbarkeitsdatum).

13. / 21. Nachrichtenfindung

Du legst einen Auftrag an, eine Lieferung oder eine Rechnung – und nun? Weiß der Kunde über die Aktivitäten Bescheid?  Wohl eher nicht; es sei denn, Du hast die Nachrichtenfindung eingerichtet und der Kunde bekommt eine Auftragsbestätigung, ein Lieferavis oder eine Rechnung.

Die Nachrichtenfindung ist in ihrer Funktionsweise und ihrer Wichtigkeit vergleichbar zur Preisfindung, wobei sie nicht so komplex aufgebaut ist. Basierend auf der Nachrichtenfindung können aus den Objekten (Auftrag-Lieferung-Faktura) unterschiedliche Belege gedruckt, gemailt oder elektronisch versandt werden.

14. Routenfindung

Im Punkt 6. hatte ich die Routenfindung im Rahmen der Auftragsfunktionen schon vorgestellt, doch was ist der Unterschied der Routenfindung in der Lieferung?

Bei der Vorstellung der Routenfindung habe ich ein kleines Feature der Routenfindung unterschlagen: Die Routenfindung kann gewichtsabhängig erfolgen, d.h. Du kannst unterschiedliche Gewichtsintervalle definieren, zu denen unterschiedliche Routen gefunden werden. Das macht dann Sinn, wenn bspw. für die Disposition eines Full-Truck (ca. 20 Tonnen) ein anderer Dispositionsaufwand und Fahrzeit definiert ist.

Um die Kurve zu kriegen: Warum muss die Route in der Lieferung erneut ermittelt werden? Der Auftrag ist das Objekt, das beschreibt, was der Kunde haben will. In der Lieferung wird erst festgelegt, wie es zusammengestellt, verpackt und versandt wird. Damit kann eine exakte gewichtsabhängige Route nur in der Lieferung ermittelt werden, da durch Liefersplit bzw. Auftragszusammenführung, dass genaue Gewicht in der Lieferung feststeht.

15. Verpacken

Die Funktion Verpacken bildet innerhalb der Lieferung die verschiedenen Verpackungsebenen und -materialien  auf Chargenebene ab. Mit dieser Funktionen kannst Du verschiedene Packmaterialien auswählen, die Materialien aus der Lieferung in diesen Packmitteln mit genauer Menge verpacken und diese Verpackungen auf weitere Packmittel (bspw. Paletten) platzieren, um eine Verpackungshierarchie aufzubauen.

Die Verpackungsdaten, die an dieser Stelle generiert werden, können weitere Prozesssteuerung unterstützen:

# Pro oberstem Packmittel (bspw. Palette) kann ein Etikett gedruckt werden

# Die Packdaten können an den Kunden versendet werden, so dass sein Wareneingang effektiver gebucht werden kann

# Die Packdaten können an den Spediteur übermittelt werden, damit die passenden Transportmittel bereitgestellt werden

16. Chargensplit

Weiter oben hatte ich die Chargenfindung innerhalb der Lieferung vorgestellt. Üblicherweise besteht eine Lieferposition (Material in der Lieferung) genau aus einer Charge. Hier ist es aber auch möglich, einer Position mehrere Chargen zuzuordnen. Dies kann sowohl manuell als auch automatisch erfolgen. Der Chargensplit kommt immer dann zu Tragen, wenn die komplette Liefermenge nicht genau mit einer Charge bedient werden kann.

17. Liefersplit / 20. Fakturasplit

In dem initialen Schaubild zum Überblick der SD-Funktionen wird suggeriert, dass zwischen Auftrag und Lieferung eine 1:1-Beziehung besteht. Doch in der Realität können sowohl mehrere Aufträge zu einer Lieferung zusammengefasst sein, als auch ein Auftrag in mehrere Lieferungen gesplittet werden – übrigens gilt dies auch für den Zusammenhang zwischen Lieferung und Faktura.

19. Faktura

Die Faktura ist in meiner Darstellung der letzte Beleg, der im Prozess angelegt wird. In der Praxis wird man meist mit der Faktura wenig konfrontiert. Meist sind die Systeme so eingestellt, dass die Lieferungen (sofern ein bestimmter Status erreicht wurde) automatisch im Batchlauf fakturiert werden.

22. Außenhandelsdaten

Die Außenhandelsdaten werden im Grunde schon im Auftrag ermittelt bzw. erfasst. Doch vielfach werden die Daten in der Faktura nochmals angepasst, da zu diesem Zeitpunkt alle relevanten Infos abschließend zur Verfügung stehen; bspw. wird mit der Faktura der tatsächliche Grenzübergangswert festgelegt.

23. Rechnungslisten

Mit Rechnungslisten werden unterschiedliche Fakturen zu einem Regulierer zusammengefasst und in einem Vorgang versendet. Mit der Übergabe der Rechnungsliste an die Buchhaltung ist es dem Regulierer auch möglich, die komplette Rechnungsliste mit einer Buchung zu begleichen.

Und zu Schluss …

Mir ist durchaus bewusst, dass erfahrene SD-Berater vielfach meine Ausführungen zu oberflächlich empfinden werden. Aber ich wollte mit diesem Beitrag einen Überblick über das SD-Modul geben, was mir hoffentlich gelungen ist. Um das komplette Thema SD innerhalb des SAP-ERP-System umfänglich zu erklären, bedarf es wahrscheinlich mehrerer Bücher.

*Wäre toll, wenn Du ein kurzes Feedback hinterlassen könntest, Isa.

4 Kommentare

  1. (6) Routenfindung
    kurz und knapp schön beschrieben, aber geht es zu den Einstellungen noch etwas detaillierter?
    Wie kann z.Bsp. eine einfache Transitzeit berücksichtigt werden?

    • Hallo Klaus Maria,

      ich hatte mir vorgenommen, die einzelnen Funktionen noch im Detail zu beschreiben; ich hoffe, zur Routenfindung komme ich nach dem Sommer.

      Aber schon mal zu deiner konkreten Fragen: Pro Route, die ermittelt wurde, wird genau eine Transitzeit eingestellt. Diese Zeit gibt an wie lange bspw. der LKW ab Abfahrt an der Versandstelle bis zur Ankunft beim Kunden braucht.

      cu

      Isa

2 Trackbacks / Pingbacks

  1. Versandstellenfindung SAP-SD – einfach und übersichtlich erklärt – ThinkDoForward.com
  2. SD-Transaktionen: Diese Liste kennen erfolgreiche SD-Berater. – Für SAP-Berater

Bitte hinterlasse ein kurzes Feedback, Isa.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.