Für SAP-Insider: In wenigen Minuten Pivot-Tabellen meistern.

In Excel gibt es genau 2 Funktionen, die dir in der täglichen Arbeit enorm helfen: Zum einen ist dies der SVERWEIS und als zweites Pivot-Tabellen. Das Thema SVERWEIS hatte ich schon in diesem Beitrag vorgestellt. Nun würde ich Pivot-Tabellen in Excel vorstellen.

Pivot-Tabellen sind im Grunde ganz einfach: Die Daten in einer Excel-Tabelle werden in Pivot-Tabellen gruppiert und verdichtet dargestellt; das ist es – nicht mehr und nicht weniger. Am folgenden Bespiel will ich die Gruppierung kurz darstellen. Stell dir vor, es liegt eine Menge von unterschiedlichen Elementen vor, die mit einer bestimmten Kennzahl ausgestattet sind.

# Im konkreten Beispiel sind Päckchen in Wolken-, Stern- und Kreisformen mit dem jeweiligen Gewicht dargestellt:

Die Päckchen kann man nun sehr schön nach ihrer Form gruppieren und die Kennzahl Gewicht innerhalb einer Gruppe nach verschiedenen Aspekten aggregieren:

# Päckchen in Wolkenform

## Anzahl: 4
## Mittleres Gewicht: 9,4 kg
## Gesamtgewicht aller Wolkenformen: 56 kg
## Das schwerste wolkenförmige Päckchen: 25 kg
## Das leichteste wolkenförmige Päckchen: 2 kg

# Päckchen in Kreisform

## Anzahl: 5
## Mittleres Gewicht: 7 kg
## Gesamtgewicht aller Kreisformen: 35 kg
## Das schwerste kreisförmige Päckchen: 13 kg
## Das leichteste kreisförmige Päckchen: 1 kg

# Päckchen in Sternform

## Anzahl: 4
## Mittleres Gewicht: 6,25 kg
## Gesamtgewicht aller Sternformen: 25 kg
## Das schwerste sternförmige Päckchen: 14 kg
## Das leichteste sternförmige Päckchen: 1 kg

Und genau diese Gruppierung und Aggregieren kann man mittels Pivot-Tabellen in Excel mit nur ein paar Klicks darstellen …

Zunächst hier die oberen Päckchendaten in einer Excel-Tabelle:

Aus dieser Tabelle kann man nun eine Pivot-Tabelle erzeugen, in dem man den Mausfokus auf irgendeine Datenzelle legt, auf den Button „Pivot-Tabelle einfügen“ klickt und das folgende Pop-Up-Fenster mit OK bestätigt:

Anschließend bekommt man in einem neuen Tabellen-Blatt die leere Pivot-Tabelle dargestellt:

An dieser leeren Pivot-Tabelle erkennt man oben rechts die beiden Spalten „Element“ und „Gewicht“ der ursprünglichen Tabellen. Mit diesen Spalten kann man nun die Pivot-Tabelle mit Leben füllen. Bspw. kann man den Spaltennamen (oben rechts) mit der Maus in den Bereich „Zeilenüberschriften“ (rechts unten) ziehen und die Spalte „Gewicht“ in den Bereich „Werte“ (recht unten) ziehen – und siehe da die Pivot-Tabelle sieht dann so aus.

Diese Pivot-Tabelle stellt nun die Elemente gruppiert mit der Aggregation des Gesamtgewichts dar. Wenn man hier statt des Gesamtgewichts die Anzahl der unterschiedlichen Element sehen will, muss einfach im Bereich „Werte“ (rechts unten) auf das Feld „Summe von Gewicht“ klicken, den untersten Punkt „Wertfeldeinstellungen“ anklicken, statt „Summe“ den Punkt „Anzahl“ auswählen und mit OK bestätigen – und siehe da; jetzt werden die Anzahl der einzelnen Elemente dargestellt.

Hier ist es auch möglich die Gewichte der einzelnen Elementgruppen nach unterschiedlichen Aggregationen (Gesamtgewicht, Anzahl, Mittelwert, …) darzustellen. Hierzu muss einfach das „Gewicht“ von oben mehrfach in das Feld „Werte“ gezogen werden. Anschließend muss man pro Darstellung des Gewichts die gewünschte Aggregation – wie oben beschrieben – auswählen:

Mit ein paar Klicks haben wir nun aus einer chaotischen Liste eine schöne aggregierte Tabelle erstellt, die ein paar kurze und knackige Aussagen enthält.

So jetzt wissen wir, wie Pivot-Tabellen funktionieren. Der nächste Schritt ist es, aus SAP-Daten mit Hilfe von Pivot-Tabellen aussagekräftige Darstellungen zu zaubern – hierzu folgende Szenarien:

#1 Umlagerungsbestellungen: Um die Frachtkosten zu optimieren, stellt die Logistik-Abteilung die Frage, wie viele Umlagerungen von einem Werk zu einem anderen Werk erfolgen.

#2 Palettengewicht: Die Intra-Logistik will moderne und leichte Stapler anschaffen, dafür muss sie ermitteln wie viel Paletten im Lager maximal, minimal und im Durchschnitt wiegen, die im Lager bewegt werden.

#1 Analyse Umlagerungsbestellung per Tabelle LIPS und Pivot-Tabellen:

Zu Umlagerungsbestellungen werden sog. Nachschublieferungen im System angelegt. Diese Lieferungen enthalten auf Kopfebene unter anderem die Daten: Liefernummer, Datum, Versandstelle (woher kommt die Umlagerung), Kunde (wohin geht die Umlagerung), Bruttogewicht. Diese Daten kann man aus dem SAP-System basierend auf der Tabelle LIKP (SE16) ermitteln. Hier ein Auszug der Daten; in konkretem Fall wurden die Daten (2.976 Sätze) zwischen 02. Februar 2017 und 14. Februar 2017 ermittelt:

Basierend auf dieser Tabelle kann man nun (wie oben beschrieben) eine Pivot-Tabelle einfügen und die Spalten – wie unten dargestellt – anordnen:

Nun sieht man übersichtlich eine Transportmatrix der Umlagerung im analysierten Zeitraum. Bspw. sind 48 Umlagerungen zwischen der Versandstelle 2000 und dem Werk 1000 erfolgt. Oder man sieht, dass zwischen 1000 und 3000 keinerlei Umlagerungen stattfanden. Nach Bedarf kann man hier die noch mit dem Datum oder dem Bruttogewicht experimentieren, um andere Aussagen zu erhalte.

#2 Analyse der Paletten-Gewichte

Das HU-Management in SAP wird eingesetzt, um die Verpackungen in der Lagerabwicklung abzubilden. Hierbei können Verpackungen Container, Paletten, Kisten und vieles andere sein. Ein gängiger Einsatz von HUs sind unterschiedliche Paletten auf denen die Ware zum Kunden versandt wird. In unserem Beispiel setzen wir drei unterschiedliche Paletten-Typen ein: Euro-Palette, Düsseldorfer Paletten und Chep-Paletten. Die Frage, die wir mit Hilfe von Pivot-Tabellen beantworten wollen, ist:

Wie schwer sind die unterschiedlichen Paletten-Typen maximal, minimal und im Durchschnitt?

Hierzu liegen die Inhalte der Tabelle VEKP aus der letzten Woche vor, die wir aus dem SAP-System per SE16 ermittelt haben:

Diese wurden anschließend per Pivot-Tabelle wie folgt ausbereitet:

In dieser Pivot sieht man in einer Matrix die Maximal-, Minimal- und die Durchschnittsgewichte der unterschiedlichen Paletten-Typen.

Ich hoffe, ich konnte euch einen kurzen Einblick in Pivot-Tabellen geben, Isa.