SAP-Projektplan erstellen – in 5 kurzen und einfachen Schritten

Ein Projektplan zu erstellen gehört nicht zu den alltäglichen Arbeiten eines SAP-Beraters, trotzdem sollte man SAP-Berater in der Lage sein einen Projektplan zu erstellen. Im Folgenden will ich kurz und knapp vorstellen, wie du mit wenig Aufwand in kürzester Zeit einen Projektplan erstellst.

 

1. Vorüberlegungen zum Projektplan

1.1 Was ist eigentlich ein Projektplan?

Diese Frage ist eigentlich sehr einfach beantwortet: Ein Projektplan ist eine strukturierte und möglichst geordnete Liste an Aufgaben, die zur Erreichung des Projektziels nötig sind. Dabei müssen die Aufgaben folgende Kriterien erfüllen:

# Eine Aufgabe muss einer Person zugeordnet sein (Verantwortlich)

# Die Aufgabe muss ein Start- und ein Ende-Zeitpunkt haben

# Zu jeder Aufgabe sollte ein Aufwand angegeben werden: Wie lange dauert die Aufgabe effektiv

 

1.2 Dem Plan eine Struktur geben

Natürlich könntest du jetzt hingehen und einfach alle Aufgaben, die dir ein einfallen, untereinander wegschreiben und behaupten: „Das ist mein Projektplan.“ – leider funktioniert das nicht so. Wie oben erwähnt, muss ein Projektplan auch strukturiert sein. Am einfachsten ist es, wenn du die Aufgaben basierend auf den klassischen Projektphasen aufstellst:

# Anforderungsaufnahme

# Konzeption

# Realisierung

# Integrationstest

# Schulung

# Go-Live-Vorbereitung

# Hypercare

 

1.3 Der Business Case

Bevor wir einen SAP-Projektplan erstellen, hier kurz ein Business Case, anhand dessen ich meinen Beispiel-Projektplan erstellen werde: Als SAP-Berater hast du die Aufgabe den Retourenprozess für ein Unternehmen neuzugestalten. Der bisherige Prozess ist ausfolgenden zwei Gründen sehr fehleranfällig:

# Logistik: Bei Retourenlieferungen war im Lager nie klar, ob die Ware verschrottet, an den Lieferanten zurückgesandt oder ins Lager gestellt werden sollte.

# Fehlender Bezug: Die bisherigen Retourenaufträge wurden ohne Bezug zum initialen Auftrag bzw. Faktura angelegt. Somit war nie nachvollziehbar, aus welchem Auftrag die Retoure stammte.

 

2. In 5 einfachen Schritten: Der konkrete SAP-Projektplan

So … kommen wir nun zum SAP-Projektplan. Im folgenden stelle ich in 5 Schritte vor, wie du einen Projektplan erstellen kannst.

2.1 Starte mit Excel …

 

Was ich gemacht habe:

# Leeres Excel-Blatt öffnen

# In der ersten Zeile Überschriften eingetragen, die eine Projektaufgabe kennzeichnen:

## Projektphase

## Aufgabe

## Verantwortlich

## Start

## Ende

## Aufwand

## Status

 

2.2 Projektphasen eintragen

 

Was ich gemacht habe:

# In die Spalte „Projektphase“ die einzelnen Phasen eintragen

# Zwischen den einzelnen Phasen einige Zeilen freigelassen

 

2.3 Jetzt kommt die Kernaufgabe der Projektplanung:

 

Was ich gemacht habe:

# Zu jeder Projektphase die einzelnen Arbeitsschritte möglichst in einer sinnvollen Reihenfolge aufgelistet – sie Spalte „Aufgabe“

# Zu jeder Aufgabe möglichst einen Verantwortlichen angegeben

# Ein Start- und Ende-Zeitpunkt angegeben (in meinem Beispiel in Kalenderwochen)

# Einen Aufwand angegeben; welche Zeit (hier in Tagen) wird effektiv benötigt, um die Aufgabe zu bearbeiten

 

2.4 Einfache Gantt-Vorlage für den Projektplan

 

Was ich gemacht habe:

# Ab der Spalte H in die Überschriften die Kalenderwochen 22 bis 42 eingetragen

# Zu den den einzelnen Aufgabe einfach ein „x“ in die Matrix eingetragen, wenn der Zeitraum Start/Ende in die jeweilige Woche fällt

 

2.5 Als letzten Schritt unbedingt den Plan etwas „schön“ machen:

 

Was ich gemacht habe:

# Den Plan mit der Excel-Standardfunktion „Tabelle formatieren“ formatiert

#  Die Gantt-Balken mit der Funktion „Bedingte Formatierung“ erzeugt

# Zusammengehörende Phasenzellen verbunden (siehe 1. Spalte) und deren Ausrichtung geändert

#  Un eine Nummerierung zu den einzelnen Aufgabe eingefügt (siehe 2. Spalte)

 

# Der komplette Projektplan sieht wie folgt aus.

 

cu, Isa.