SAP MASS – so einfach könntest du das Projekt retten.

Jacques saß im überfüllten Einstiegsgate des Istanbuler Flughafens und beobachtete aus der riesigen Fensterfront das Treiben auf dem Rollfeld. Es war eine unglaubliche Stadt; als ob der Verkehr auf den Straßen nicht schon ausreichte – es schien fast so, dass auf dem Rollfeld die Flugzeuge im selben Stau steckten und aneinander gereiht auf ihren Abflug warteten. Doch mittlerweile konnte der Stau Jacques nicht mehr schocken – auch wenn der Flug wieder einmal Verspätung hatte, würde er bald in Flieger sitzen und nach Hause abheben.

Plötzlich riss ein Anruf Jacques aus den Gedanken und auf dem Display war der Name des Projektleiters zu lesen: Tom. Ruhig nahm Jacques den Anruf entgegen und begrüßte seinen Projektleiter. Doch Tom war nicht so ruhig. Mit einer fast hysterischen Stimme schilderte Tom, dass sie in einem großen Dilemma steckten. Seit heute Mittag, war alle Kundenaufträge mit fehlerhaften Daten ins System geflossen. Mittlerweile hatten sie den Fehler gefunden, doch bei einigen Tausend Kundenstammsätzen musste die Versandbedingungen angepasst werden, damit Terminierung bei neuen Aufträgen wieder stimmte.

Jacques überlegte kurz und bat anschließend Tom alle Stammsätze, die zu ändern sind, ihm per Mail zu schicken. Anschließend fuhr er seinen Laptop hoch, verband sich mit dem Hotspot seines Smartphones und loggte sich ins System ein. Als er sich die Daten anschaute, die ihm Tom gemailt hatte, erkannte er sofort, dass das Problem nicht so gravierend war, wie Tom geschildert hatte. Nach einem kurzen Abstimmanruf bei Tom, rief er die Transaktion MASS auf, passte die Selektion an und startete den Änderungslauf. Wenn alles gut lief, waren alle Datenänderungen durchgeführt, wenn er in Paris landete.

 

Einfache Massenänderung mit der MASS in SAP ERP

Die Massenänderungsfunktion in SAP ERP kann einfach über die Transaktion MASS aufgerufen werden. Über den Matchcode (F4) zum Feld Objekttyp erhält man eine Liste der Objekte, die über die MASS änderbar sind; bspw. Kostenstelle, Material oder Kundenauftrag. Im Folgenden stelle ich kurz die Änderung von Bestellnummern im Kundenauftrag mittels der MASS vor:

#1 Starte Tx. MASS und wähle Objekttyp Kundenauftrag (BUS2032) aus und führe die Selektion aus:

 

#2 Im nächsten Schritt markierst du erste Zeile aus, da die Bestellnummer in der Kopftabelle zum Kundenauftrag abgelegt ist, und führst aus.

#3 Im nächsten Bild wählst du mittels des Mehrfachselektionsbuttons die Kundenaufträge aus, die du ändern willst, und führst die Selektion aus – in meinem Beispiel sind es folgende 4 Vertriebsbelege:

#4 Jetzt musst du zunächst das Feld auswählen, das geändert werden soll – in meinem Beispiel ist das die Bestellnummer des Kundenauftrags:

#4.1 Auf den Button „Felder auswählen“ klicken (links oben)

#4.2 Aus dem „Vorrat“ das Feld „Bestellnummer“ markieren

#4.3 Mit dem Pfeil in die Auswahl ziehen und mit Enter bestätigen

 

 

#5 Jetzt werden dir die aktuellen Werte (Bestellnummern) zu den selektierten Kundenaufträgen dargestellt:

 

#6 Ab hier kannst nun die Bestellnummern auf folgende 2 Arten ändern:

#6.1 Du gibst im unteren Bereich direkt die neuen Bestellnummern ein und sicherst die Änderungen – fertig

#6.2 Oder du gibst im oberen Bereich (Neue Werte) eine bestimmte Bestellnummer vor (1), markierst unten die Aufträge (2), für die es gelten soll, markierst unten die Spalte Bestellnummer (3) und überträgst die neue Nummer runter (4 / das 6. Icon) – in meinem Beispiel bekommen die Aufträge 78711, 78712 und 78714 die neue Bestellnummer test77.

 

#7 Jetzt noch sichern und Änderungen werden ausgeführt.

 

 

#B Vier hilfreiche Features der Massenänderung MASS

 

#B.1 Selektion über Zwischenablage

Über die Massenselektion, die oben in #3 dargestellt wurde, kommt man nicht weit, wenn man bspw. gezielt einzelne Positionsdaten innerhalb eines Belegs ändern will, da durch die Selektion der Positionsnummern UND der Auftragsnummer auch alle Positionen der Belege mit selektiert werden. Dieses Problem kann man wie folgt umgehen:

# Bereite in einem Texteditor eine Tab-getrennte Liste mit Auftrags- und zugehörigen Positionsnummern vor, die geändert werden sollen

# Markiere alle Daten und kopiere sie in die Zwischenablage (CTRL+C)

# Markiere in der Selektion der Tabelle, die geändert werden soll Positionsdaten und rufe die Option „Daten aus Zwischenablage importieren“ auf (die dritte Schaltfläche oben) und bestätige die Upload-Optionen (vor allem auf Tab-getrennt achten)

# Jetzt werden dir die hochgeladenen Daten spaltenweise angezeigt; hier fehlt aber noch die Zuordnung welches Feld mit den Spalten gemeint ist.

# Die Zuordnung erfolgt einfach über folgenden Schritt: Auf das Raute-Icon über der Spalte klicken und der Spalte das zugehörige Feld zuordnen:

# Jetzt noch die Zuordnung und Selektion bestätigen (F8) – damit stehen die Daten zur Änderungen bereit

 

#B.2 Markieren mit Bedingung

Oben hatte ich in #6.2 erklärt, dass die Zeilen, in die neue Wert verteilt werden soll, markiert werden müssen. Die Standardmöglichkeiten bieten hier die Optionen „Alles markieren“, „Alles nicht markieren“ und oder Zeile für Zeile manuell selektiv zu markieren. Hier bietet die MASS aber auch das Feature „bedingt zu markieren“:

# Einfach auf das Icon „Markieren mit Bedingung“ klicken (oben das 5. Icon von links – sieht wie ein Filter Symbol aus)

# Hier die Bedingungen für die Selektion vorgeben

 

#B.3 Ersetze nur, wenn …

Eine vergleichbare Funktion zur „Bedingten Selektion“ ist die Funktion „Ersetze nur“. Mit dieser Funktion kann beim „Verteilten Ändern“ – siehe #6.2 – gesteuert werden, dass nur die markierten Zeilen zu ändern, die einen bestimmten Werte haben:

# Auf das Icon „Einschränkungen“ klicken

# In der Zeile „Ersetze nur“ den Wert eingeben, bei dem nur ersetzt werden soll

# Jetzt aus „Massenänderung durchführen klicken“ – damit werden nur die Zeilen nach unten verteilt, die im entsprechenden Feld den vorgegeben Wert haben; in unserem Beispiel werden nur die Positionen mit aktuell Absagegrund 01 auf 06 gesetzt.

 

#B.4 Ersetze mit Formeln

Letztlich bietet die MASS auch noch die Möglichkeit bei Massenänderung von Wertfeldern mit Formeln zu arbeiten. Beispielsweise wurde durch einen Exit-Fehler das Bruttogewicht der Auftragspositionen falsch berechnet: Hier müssen die Bruttogewichte aller Positionen mit dem Faktor 2 multipliziert werden.

# Zunächst wie in #6.2 beschrieben die Bruttogewichte der Positionen selektieren

# Jetzt auf das Summen-Icon klicken

# Im nächsten Bild in das Feld Bruttogewicht einfach „2*X“ eingeben und betätigen

# Im letzten Schritt die Änderungen mit dem Button „Massenänderung durchführen“ nach unten verteilen

# Et voila … alle Bruttogewicht werden jetzt mal 2 genommen