Das wird ein vorzüglicher Käse – oder was sind die Aufgaben eines SAP-Beraters

„Das wird ein vorzüglicher Käse“, dachte sich Guiseppe Angelini, als er vorsichtig das Lab aus dem alten hölzernen Trog  abstrich und anfing den Käsebruch mit gekonnten Handgriffen in die vorgefertigten Formen zu pressen. Guiseppe hatte sich mit seiner Frau in den letzten Jahren in einem urigen Bauernhof oberhalb des Comer Sees eingerichtet. Sie genossen die Natur Oberitaliens, und Guiseppe ging völlig in seiner neuen Berufung als Käsereimeister auf.

Vor nicht allzu langer Zeit hatte er noch in seinem großen Büro im Zentrum von Mailand gesessen, von wo er als CEO das größte italienische SAP-Beratungshaus lenkte. Er hatte das Unternehmen vor über 25 Jahren mit 2 Freunden gegründet und stetig aufgebaut. Doch letztlich hatte er sich – nach reichlicher Überlegung – für das Übernahmeangebot eines großen multinationalen Beratungskonzerns entschieden. Guiseppe hatte alle Anteile seines Unternehmens verkauft und sich hierher „zurückgezogen“ – und es gab keinen Tag, an dem er diesen Schritt bereute.

Wenn Guiseppe in einer ruhigen Minute an die Zeit im SAP-Beratungsgeschäft zurückblickte, fiel ihm immer wieder die Anekdote mit seiner Großmutter ein, die bei ihm ein Schmunzeln hervorrief. Jeden ersten Sonntagnachmittag im Monat war die ganze Großfamilie Angelini bei der resoluten Oma in Verona eingeladen – das war ein gesetzter Termin, den man nicht verpassen durfte. Und gemäß dem Motto „… täglich grüßt das Murmeltier …“ fragte die Oma Guiseppe jedes Mal was er beruflich machte. Zunächst hatte er sich bemüht die Frage seiner Oma gewissenhaft zu beantworten: „Nonna, ich optimiere Prozesse in Unternehmen …“, „Nonna, ich helfe Unternehmen schneller zu arbeiten …“, „Nonna, ich aktualisiere die Buchhaltungs-Software von Unternehmen …“  Guiseppe bemerkte schnell, dass seine Erklärungsversuche nicht fruchteten. Als seine Oma weiterhin Monat für Monat die gleiche Frage stellte, machte er sich einen Spaß daraus, für seine Oma immer wieder neue Geschichten auszudenken. Einmal erzählte er, er sei Lokführer, ein anderes Mal sagte er, er sei Schneider für Damenkleider. Und einmal wurde er sogar Kapitän eines Kreuzfahrtschiffes. Letztlich bemerkte Guiseppe, dass die Oma nun nicht mehr so oft fragte. Was er sich bis heute nicht erklären konnte war, warum die Oma nicht mehr nachhakte: Lag es daran, dass die Oma bemerkt hatte, dass ihr Enkel sie nicht ernst nahm. Oder war es eher der Umstand, dass die Nonna mit den „neuen“ Berufsbildern besser umgehen konnte.

Und was erzählst du deiner Oma, wenn sie dich fragt, was du machst?

aufgaben_eines_sap_beraters_2

Jeder SAP-Berater, der ein paar Jahre Berufserfahrung auf dem Buckel hat, wird bemerkt haben, dass seine Aufgaben abhängig von seiner Rolle im Projekt, dem Projektziel und der Projektphase variieren. Mal ist man Projektleiter, mal übernimmt man die Aufgabe des 3rd-Level-Supporters. Ein anderes Mal wird man sich im Testteam wiederfinden und wieder ein anderes Mal muss man das Training bzw. das Coaching übernehmen. Die klassische Rolle, die man einnimmt, wird die des SAP-Beraters sein. Der SAP-Berater kommt im Idealfall zu Beginn des Projektes ins Team und hat die Aufgabe: Anforderungen aufzunehmen, Lösungen zu konzipieren, Lösungen umzusetzen, diese zu testen und sie abschließend produktiv zu setzen.

Also 5 einfache Schritte, die im Idealfall nacheinander abgearbeitet werden:

1. Anforderungsmanagement

2. Konzept

3. Umsetzung

4. Test

5. Go-Live

Um dem Thema noch etwas Fleisch zu geben, hier eine konkrete Situation aus der Praxis:

Du bist SD-Berater und dein Boss schickt dich zu einem neuen Auftrag, den er ans Land gezogen hat. Da dein Boss aktuell keine Zeit hat dich persönlich zu treffen, bekommst du eine Mail mit Eckdaten. Sinngemäß steht in der Mail:

Betreff: Neues Projekt für Dich

Projekt: Frachtkosten im Auftrag

Kunde: Maßmann GmbH

Kontakt: Frau Wassenberg

Ort/Datum: Sprockhövel / 15.02.2016 / 09:00 Uhr

Details bitte bei Frau Wassenberg erfragen …

Wenn man sich die Liste der bereitgestellten Informationen anschaut, ist sie nicht sehr üppig, entspricht aber leider vielfach dem gängigen Informationsumfang, den man vor einem Projekt bekommt.

Anforderungsmanagement

Nach dem ersten Treffen mit Fr. Wassenberg, das unbedingt pünktlich und vorbereitet stattfinden sollte, wird es deine erste Aufgabe sein, zu verstehen, was die Anforderung ist – sprich, was will der Kunde erreichen, was soll realisiert werden. Die Aufnahme der Anforderungen ist immer eine Kunst für sich und für mich immer die wichtigste Phase im Projekt, da hier die Grundlagen fürs weitere Vorgehen gelegt werden. Prinzipiell stehen für die Aufnahme der Anforderungen unterschiedliche Methodiken zur Verfügung: Interview, Systemvorstellung, Fragebogen, … Egal für welche Vorgehensweise man sich entscheidet, Ziel der Anforderungsaufnahme sollte die Beantwortung folgender Fragen sein:

# Was soll umgesetzt werden?

# Welche Sonderfälle gibt es, die man auch berücksichtigen sollte?

# Warum soll es umgesetzt werden?

# Welche zeitlichen, gesetzlichen oder projekttechnischen Rahmenbedingungen sind zu beachten?

# Welche Alternativen wurden bedacht?

# Welche Abteilungen/Personen betrifft die Umsetzung?

# Welche Ansprechpartner stehen für Detailfragen zur Verfügung?

Zusammenfassend kann man sagen, dass in dieser Phase zum einen in Erfahrung gebracht werden sollte, was das Projektziel ist und der Kunde auch darauf hingewiesen werden sollte, weitere wichtige Punkte in Erwägung zu ziehen, an die er bis dato nicht gedacht hat.

Nachdem diese Fragen in einer oder mehreren Sitzungen geklärt worden sind, solltest du die Ergebnisse dokumentieren und dem Kunden präsentieren (Word oder eher PowerPoint). Dabei sollte die Präsentation möglichst zwei Ziele erfüllen: Zum Einen sollte mit dem Kunden geklärt werden, ob ein gemeinsames Verständnis vorliegt, und zum Zweiten sollte mit der Präsentation auch eine Strukturierung der Aufgabenstellung erfolgen, so dass man das Dokument als Grundlage für eine weitere Projektplanung nutzen kann.

Der letzte Schritt in dieser Phase – wenn bei allen Beteiligten, ein gemeinsames Verständnis vorliegt – sollte ein Projektplan für das weitere Vorgehen aufgestellt werden.

Konzept

Sooo … wenn die Anforderungsaufnahme abgeschlossen ist und du im Idealfall GENAU weißt, was der Kunde will, solltest du mit der Konzeption einer Lösung beginnen. In dieser Phase ist das Ziel, sich eine Lösung für die Umsetzung der Anforderungen zu überlegen. Im Detail solltest du in dieser Phase folgende Arbeitspakete abgearbeitet haben:

# Du hast die Anforderung des Kunden genau verstanden

# Du hast dir eine oder besser mehrere Lösungsansätze zur Realisierung überlegt

# Du stellst Vor- und Nachteile der Lösungsansätze dar und gibst eine Empfehlung für einen Lösungsansatz

# Wenn möglich, solltest du einen Prototypen für den empfohlenen Lösungsweg aufbauen

# Alle Ergebnisse des Konzeptes werden dokumentiert und dem Kunden dargestellt

# Letztlich liegt es beim Kunden sich für einen konkreten Lösungsansatz zu entscheiden und diese Entscheidung zu bestätigen

Natürlich läuft die Konzeption in der Praxis nicht so eindimensional ab, wie es hier dargestellt ist. Meine Erfahrung hier ist, dass die Lösungsansätze eine Richtschnur für die Konzeption bilden, aber in der Detaildiskussion der Kunde noch eine Vielzahl von Impulsen für Umsetzung liefert, die in die Konzeption einfließen.

Umsetzung

Nachdem man sich GEMEINSAM mit dem Kunden auf ein Konzept geeinigt hat, steht die Umsetzung an. In dieser Phase sollten – basierend auf dem abgenommenen Konzept – folgende Punkte abgearbeitet werden:

# Alle Aktivitäten im Detail planen und mit dem Kunden und allen Beteiligten abstimmen

# Customizing der relevanten Funktionen / Prozesse

# Erstellung von Entwicklungsvorgaben / Begleitung der Entwicklung

# Dokumentation der Einstellungen und Entwicklungen

# Pflege der benötigten Stammdaten

# Erste Tests der Umsetzung (Funktionstests)

# Präsentation der neuen Funktionen / Prozesse am System (erste Schulung)

Test / Schulung

Nachdem die Umsetzung vom Kunden abgenommen wurde, sollte man sich im nächsten Schritt um die Testphase und die Schulung der User kümmern. Vor allem die Testphase ist eine sehr wichtige Phase, da erfahrungsgemäß in dieser noch sowohl Fehler, als auch Konzeptlücken entdeckt werden, deren Behebung maßgeblich zum Projekterfolg beitragen. Damit sollten in dieser Phase folgende Punkte erarbeitet werden:

# Konzeption und Planung des Tests

# Aufbau des Testsystems: Sollte möglichst ein sauberes und eigenes System sein

# Schulung der Mitarbeiter in den neuen Funktionen / Prozessen

# Durchführung der Tests

# Saubere Dokumentation der Fehler

# Behebung und Nachtest der Fehler

Wie hat mein lieber Projektleiter Jose einmal gesagt: „Testen ist heilig.“ – auch wenn ich diese Aussage so nicht teilen würde, stimme ich ihm doch zu, dass die Testphase sehr wichtig ist. Der Test ebnet vielfach den Weg für einen reibungslosen Go-Live und deckt viele Fehler auf, die man im Produktivsystem nicht haben will.

Go-Live

Wenn die Testphase abgeschlossen ist und alle Beteiligten sich mehr oder weniger ausgelaugt zurückziehen, steht als Krönung des Projektes der Go-Live an, d.h. die neuen Funktionen und Prozesse werden in die tägliche Arbeit und die Produktivumgebung überführt und „scharf“ geschaltet. Dabei darf man sich den Go-Live nicht als großen Schalter vorstellen, den man einmal umlegt und prompt funktioniert alles. Vielmehr ist der Go-Live ein Prozess, der über eine gewisse Zeit begleitet werden muss. Im Einzelnen sollten zum Go-Live folgende Punkte vorbereitet sein:

# Cut-Over-Plan aufstellen und abarbeiten

# Supportplan erstellen: Welcher Kollege unterstützt wann wen? Denn Unterstützung bei den Usern wird auf jeden Fall nötig sein

# Fehlermanagement-Tool aufsetzen und Monitoring der Fehler und Behebung organisieren

# KPIs aufstellen und täglich an alle Beteiligten berichten

Nach mehreren Tagen oder Wochen intensivem Support, Fehleranalyse und –behebung sollte auch diese Phase abgeschlossen sein. Als Berater kann man nun den Go-Live-Support in den Regel-Support übergeben und sich Stück für Stück rausziehen und sich die Frage stellen „… wurde es tatsächlich ein vorzüglicher Käse?“

Quintessenz

Ich hoffe, ich konnte euch einen Einblick geben, was ein SAP-Berater macht und was seine Aufgaben sind. Abschließend noch die Quintessenz zu den einzelnen Phasen: Was ist wirklich wichtig in den einzelnen Phasen, was wird oft übersehen:

Anforderungsmanagement

„Mach in dieser Phase nicht den Fehler schon an Lösung zu denken; versuche einfach objektiv die Anforderungen zu verstehen – Verstehe deinen Kunden!“

Konzept

„Du bist der Berater, aber keiner denkt, dass du Supermann bist, d.h. keiner erwartet von dir die brillante Lösung, die die Welt revolutioniert – die besten Ideen entstehen in Zusammenarbeit mit dem Kunden!“

Umsetzung

„Vielfach erlebe ich, dass sich Berater über die Umsetzung definieren. Es ist definitiv falsch sich hinzustellen und zu sagen: Sagt mir was ich machen soll und ich mache das und damit gut. Umsetzung ist Handwerk, das du beherrschen musst und meist nur ein kleiner Teil deiner Aufgaben als SAP-Berater!“

Test

„Teste niemals selber. Organisieren, plane und prüfe Ergebnisse, aber teste niemals selber. Denn die Details, was wichtig ist und wo die Fallstricke liegen, kennt nur der Fachbereich – sie müssen testen!“

Go-Live

„Vernachlässige und unterschätze den Go-Live nicht! Leg vor allem beim Go-Live viel Akribie an den Tag. Mit dieser Phase wirst du beim Kunden im Gedächtnis bleiben, ob du ein guter oder ein mittelmäßiger SAP-Berater bist!“

 

*** Es wäre super, wenn du ein kleines Feedback hinterlassen würdest, Isa.

Hinterlasse jetzt einen Kommentar

Bitte hinterlasse ein kurzes Feedback, Isa.

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.