Was braucht ein Maler, der vor einer leeren weißen Wand steht und diese streichen will? Was braucht ein Schornsteinfeger, der an einem hohen Schornstein steht und diesen säubern will? Oder was braucht ein Tischler, der vor einem schönen blanken Stück Holz steht und daraus einen eleganten Tisch fertigen will? Alle sind auf ihre Werkzeuge angewiesen, denn was wäre ein Maler ohne Pinsel und Farbe, was ein Schornsteinfeger ohne seine Fallgranate oder was Tischler ohne Hobel? Im Grunde einfach nicht arbeitsfähig. Und was ist für einen SAP-Berater das Tool, ohne dass er nicht auskommt? Wenn ich ein Tool benennen müsste, das für mich besonders wichtig ist, dann wäre dies Excel.

In der täglichen Arbeit stehe ich immer wieder vor Fragen, die basierend auf historischen Daten zu bewerten sind: Wann ist der beste Zeitpunkt, um das System mal durchzustarten? Wie oft halten sich Kunden nicht an Absprachen und bestellen zu spät? Wann wurde eine bestimmte Nachrichtenart zu letzte verwendet und könnte gelöscht werden? Alle diese Fragen kann man mit den Daten aus SAP und Excel sehr schnell und effizient auswerten und beantworten.

Im Folgenden will ich eine spezielle Excel-Funktion vorstellen, die vielfach für die Aufbereitung der Analysedaten unerlässlich ist: SVERWEIS.

1. Zwei Tabellen mit unterschiedlichem Informationsgehalt

Stell dir vor du hast eine Liste mit Auftragsposition vorliegen mit den Informationen:

# Auftragsnummer
# Auftragsposition
# Material
# Liefermenge
# Versandstelle

Da nun basierend auf dieser Liste keine Aussagen zu Kunden getroffen werden kann, liegt parallel eine zweite Liste zum Auftrag vor, die die Kundennummer enthält:

# Auftragsnummer
# Kundennummer

Für die weitere Analyse der Daten ist es aber notwendig, dass diese Tabellen verbunden werden und alle Informationen in einer Tabelle vorliegen. Hierzu wird die Auftragspositionstabelle um die Spalte Kunde erweitert und die korrespondierenden Kunden aus der Tabelle „Auftragskopf“ in die Tabelle „Auftragspositionen“ geschrieben.

Im Grunde ist das verbinden der beiden Tabelle recht einfach und läuft nach folgendem Schema ab: Fangen wir mit der ersten Zeile zur Auftragspositionstabelle an, für die die Kundennummer ermittelt werden soll:

# Als erstes wird die Auftragspositionstabelle um eine weitere Spalte „Kundennummer“ erweitert (1)

# Dann wird aus der ersten Zeile die Auftragsnummer ermittelt (2)

# Mit dieser Auftragsnummer geht man nun in die Auftragskopftabelle und sucht dort nach der entsprechenden Auftragsnummer (3)

# Wenn diese gefunden wurde, wird aus dieser Zeile die Kundennummer (2.Spalte) gelesen (4)

# Diese Kundennummer wird dann die in die Auftragspositionstabelle geschrieben (1)

Diese Schritte sind nun für alle Zeile der Auftragspositionstabelle zu wiederholen, bis in allen Zeilen die Kundennummer enthalten ist – fertig.

Stell dir jetzt vor, die Positionstabelle hat 60.000 Einträge und die Kopftabelle hat 5.000 Einträge. Wenn man nun für das Suchen pro Zeile 10 Sekunden braucht, benötigt man ca. 7 Tage um alle Zeile auszufüllen, d.h. 1 Woche lang Tag und Nacht die Werte zusammensuchen! An dieser Stelle kommt die Excel-Funktion SVERWEIS zum Tragen: Diese Funktion automatisiert genau das Verbinden von 2 Tabellen.

2. Excel SVERWEIS Schritt-für-Schritt erklärt

 

# Zunächst den Cursor in den Positionstabelle auf die erste Kundennummer-Zeile positionieren, für die die Kundennummer ermittelt werden (im obereb Bild „F2“)

# In dieser Zelle „=“ eintippen und den Funktionsassistenten für SVERWEIS öffnen

# Den Cursor im Assistenten auf den Feld „Suchkriterium“ setzen und anschließend in der Positionstabelle mit der Maus das erste Feld der Auftragsnummer markieren (Zelle: A2)

## Auftragsnummer soll gesucht werden

# Jetzt im Assistenten den Cursor auf das Feld „Matrix“ setzen

# Mit der Maus in der Auftragskopftabelle die Spalten A und B markieren

## In der Spalte A soll nach der Auftragsnummer gesucht werden

## Die Spalte B soll als Ergebnis zurückgegeben werden

# Im Funktions-Assistenten den Cursor auf das Feld „Spaltenindex“ setzen

## Hier eine „2“ eintippen, da aus der Ergebnis-Matrix die 2. Spalte (das war die Spalte B, in der die Kundennummer stand) als Ergebnis zurückgegeben werden soll

# Jetzt noch den Cursor im Funktions-Assistenten auf das Feld „Bereich_Verweis“ positionieren, eine „0“ eintippen und Enter

Et Voila, Excel hat für die erste Zeile die Kundennummer „K111“ ermittelt. Jetzt kann die Formel aus dieser Zelle kopiert und alle weiteren Zellen in der Spalte „F“ angewandt werden.

Hier noch ein paar hilfreiche Hinweise für die Arbeit mit dem SVERWEIS.

3. Weitere Tipps zum SVERWEIS

A. Suchfeld in 2 Spalten

# Im oberen Beispiel wurde nach der Auftragsnummer gesucht, d.h. dieses Feld war die Verbindung zwischen den beiden Tabellen

# Doch unter Umständen kann es vorkommen, dass diese Verbindung aus 2 Spalten in den jeweiligen Tabellen besteht (bspw. Auftragsnummer und Positionsnummer)

# In diesem Fall muss man in beide Tabellen eine zusätzliche Spalte einfügen und die Werte aus den 2 ursprünglichen Spalten in die neue Spalte verketten; Bsp.:

## 1. Verbindungsspalte A

## 2. Verbindungsspalte B

## Neue Verbindungsspalte C = VERKETTEN(A;B)

# Nun kann man basierend auf den neuen Spalten C, die in beide Tabellen eingefügt wurde, den SVERWEIS durchführen

B. Download-Formate aus SAP lassen in Excel keine Funktion zu

Wenn man aus SAP Daten runterlädt, die man anschließend per SVERWEIS verbinden will, dann lässt das Format der Excel-Tabelle die Verarbeitung von Funktionen nicht zu. Der Effekt ist, dass die Funktion einfach in der Zelle als Text dargestellt wird: „=SVERWEIS(C7;Tabelle2!A:B;1;0)“ Ehrlich gesagt weiß ich nicht warum das passiert, aber ich weiß wie ich mir helfen kann:

# Die betroffene Spalte, in der die Funktion nicht ausgeführt werden kann, im Kopf markieren, d.h. die komplette Spalte über die Spaltenüberschrift „A“ oder „D“ markieren.

# In Excel in den Menübereich „Daten“ wechseln und die Funktion „Texte in Spalten“ aufrufen.

# Anschließend einfach auf den Button „Fertig stellen“ klicken

# Nun wird die Funktion ausgeführt

C. SVERWEIS und Sprachen

Mir ist es mal passiert, dass ich in Brüssel im Projekt war und auf einem französischen Rechner einen SVERWEIS durchführen musste. Dabei habe ich nicht wenig gestaunt, als ich bemerkte, dass SVERWEIS auf Französisch RECHERCHEV heißt. Und aus Englisch wird sie VLOOKUP genannt, auf Türkisch DÜŞEYARA, …