Im Sommer diesen Jahres hatte ich vorgestellt, wie man effektiv und ohne viel Mühe einen SAP-Projektplan erstellt: SAP-Projektplan erstellen – in 5 kurzen und einfachen Schritten. Damals schon ist mir aufgefallen, dass die Erstellung des Projektplans „nur“ ein erster Schritt ist. Über die Jahre habe ich die Erfahrung gemacht, dass vielfach Projektpläne in der Schublade verschwinden und nicht mehr aktiv „gelebt“ werden. Dabei sollte der Projektplan als zentrales Steuerungswerkzeug über den ganzen Projektzyklus gepflegt und gelebt werden. Im folgenden habe ich 5 Aspekte zusammengestellt, die neben der Erstellung des Projektplans zusätzlich beachtet werden sollten.
#1 Erstelle den Projektplan zusammen im Team
Auch wenn du alle anderen Tipps nicht berücksichtigst – diesen Aspekt solltest du unbedingt beachten: Erstellen einen Projektplan nie allein, sondern im Team. Dieses Vorgehen bietet folgende Vorteile: Zum einen bekommst du wertvollen Input vom Team, und zum anderen wird das Team einen Projekt, bei dem es mitgewirkt hat, eher akzeptieren und dahinterstehen.
#2 Hole dir Feedback von den Stakeholdern ein
Nachdem du eine erste Version des Projektplans fertiggestellt hast, verteile diesen an alle Stakeholder und bitte sie um ein Feedback. Frühes einbilden der Satkeholder ist essentiell für ein effektives Stakeholdermanagement; siehe hierzu auf folgenden Link: Ein schonungsloser Blick hinter die Kulissen: Effektives Stakeholder-Management für SAP-Berater.
Feedback, dass du von den Stakeholdern bekommen hast, solltest du kritisch bewerten und anschließend – falls es dir sinnvoll erscheint – in den Projektplan einarbeiten. Bitte vergesse hier nicht, auf jedes Feedback eine Antwort zu erstellen.
#3 Verteile den Projektplan an ALLE Teammitglieder
So … jetzt solltest du eine erste abgestimmte Version des Projektplans vorliegen haben. Nun ist es an der Zeit diesen Projektplan an alle Teammitglieder und Stakeholder zu verteilen – bitte mach nicht Fehler hier jemand zu vergessen. Scheue dich nicht, mit der Verteilung des Projektplans konkrete Aufgabenstellung mitzugeben.
#4 Passen den Projektplan zeitnah an
Ein großer Fehler, den ich immer wieder beobachte, ist, dass bei Änderungen des Projektablaufs die Anpassung des Projektplans vernachlässigt wird. Mach hier nicht den Fehler den Projektplan für die Schublade zu erstellen. Mache es dir zur wöchentlichen Routine den Projektplan zu aktualisieren und jede noch so kleine Änderung im Projektplan anzupassen.
#5 Kommuniziere jede Änderung an alle Teammitglieder
Letztlich solltest du nicht vergessen die Änderungen des Projektplan an alle Teammitglieder und die Stakeholder zu kommunizieren. Am besten machst das auch routinemäßig einmal die Woche, so stellst du eine Verbindlichkeit her und alle Beteiligten werden sich eingebunden fühlen.
cu, Isa.
Hallo Isa, wie so oft in prängnanter Kürze gut zusammengefasst. Was ich noch anmerken möchte: Projektplanung im SAP-Umfeld ist nahezu immer ein Umgang mit Unbekannten. Wie lange wird der Programmierer brauchen ? Weiß er meist selbst nicht. Wie genau, akribisch und realitätsnah sollen und können die Tests durchgeführt werden ? So gut wie möglich, so ausführlich wie nötig. Aber so richtig zufrieden ist selten jemand mit der Testqualität. Aber wenn man wirklich alle logisch möglichen Fälle testen würde käme man nie zum Go-live. Und als letztes: nie persönlich angegriffen fühlen, wenn Entscheider einen mühsam erstellten Projektplan in kürzester Zeit „auseinandernehmen“ – man kann als Einzelperson nie wirkliche alle Details und Verhaltenslogiken einer so umfangreichen Software wie SAP kennen. Es ist ein bischen wie Milch in ein Glas Wasser zu schütten: man kann zwar nach dem Umrühren das Mischungsverhältnis angeben aber nie Vorhersagen, wie genau die Schlieren beim Einschütten der Milch ins Wasser aussehen werden. Gruß, Volker.