„Oh Mann, das gibt es doch nicht!“, dachte sich Jean erregt, als Pascal anrief. Es war der sechste Anruf, den er heute enthielt. Gefühlt wurde er jede Minute gestört und kam eigentlich gar nicht mehr zu seiner eigentlichen Arbeit – wenn er ehrlich sein sollte, wusste Jean nicht mal, was er vorhatte.
Was hast du eigentlich heute zu tun, oder besser gesagt, was hast du heute vor? Wie sieht dein Arbeitstag aus, welche Aufgaben stehen an? Welche Aufgaben gehst du zu erst an, welche können warten? Wer bestimmt deinen Tagesablauf, deine Prioritäten – du oder jemand anderes?
Jeder SAP-Berater (aber natürlich viele Andere auch) wird sich vielfach in solchen Situationen wie Jean wiederfinden. Ich will an dieser Stelle keine Abhandlung über Zeit- bzw. Arbeitsorganisation verfassen. Aber für mich gibt es drei kleine Methoden, die ich jeden Tag anwende, um in der „Spur“ zu bleiben – probiert die einfach mal aus:
# Die To-Do-Liste
# Das Countdown-Verfahren
# Die „Beste Zeiten“-Methode
Die To-Do-Liste
Ich beginne im Grunde keinen Arbeitstag ohne To-Do-Liste. Jeden Morgen – nach dem ich meinen Rechner hochgefahren habe und die Mails überflogen habe – nehme ich mir einen Stift und schreibe die heutige To-Do-Liste in mein Notizbuch. Dabei gibt es für mich folgende Punkte zu beachten:
# Die Liste ist zunächst komplett ungeordnet – alles was mir einfällt kommt auf die Liste
# Die Liste enthält konkrete To-Dos (Verben): Also nicht „Preisfindungskonzept“, sondern „Preisfindungskonzept korrigieren“
# Wenn ich eine erste Version der Liste für den Tag fertig habe, vergebe ich eine Reihenfolge: Zu erst, als zweites, drittes, etc.
# Bei der Reihenfolge orientiere ich mich immer nach dem Grundsatz: Dass was schnell erledigt werden kann, zu erst -> so sieht man schnell Erfolge 😉
# Die Liste kann jederzeit erweitert werden, d.h. sie ist für den kompletten Tag geöffnet
# Jede neue Aufgabe, die über den Tag reinflattert, kommt zunächst auf die Liste – Aufgabe, die nicht auf meiner To-Do-Liste, werden nicht bearbeitet!
# Und zuletzt: Bestimmt Punkte tauchen in meiner Liste nicht auf: Meeting, Besprechungen mit den Kollegen, …
Das Countdown-Verfahren
Leidet ihr manchmal auch an Aufverschieberitis und kennt ihr folgende Szenen:
# Eigentlich müsste ich endlich die Anforderung schreiben, aber es könnte noch einen Tag warten.
# Den umfangreichen Testfall muss ich jetzt wirklich mal abschließen
# Das Meeting mit der Fachabteilung könnte ich auch nächste Woche organisieren.
Aufgaben, die man nicht gerne macht, die anstregend sind, die einen langen Anlauf benötigen oder wo der Druck nicht so hoch ist, schiebt man gerne vor sich hin – dabei geht es mir nicht anders, als vielen anderen.
Über die Jahre setze ich bei akuter „Aufverschieberitis“ folgende Methode sehr erfolgreich ein:
Ich schnapp mir einfach mein Smartphone und starte den Countdownzähler. Diesen stelle ich auf 15, 35 oder 45 Minuten ein und lasse ihn laufen. In dieser Zeit, arbeite ich nur an einer konkreten Aufgabe:
# Nimm dir eine konkrete Aufgabe für die Zeit vor
# Arbeite nur an diesem Thema
# Lass dich in dieser Zeit nicht ablenken: Geh nicht ans Telefon, sag Kollegen, dass du jetzt nicht kannst, …
# Starte zunächst nur mit kurzen Zeiten: 15 Minuten.
# Wende diese Methode nie länger als 45 Minuten an
# Beende unbedingt die Arbeit nachdem der Countdown abgelaufen ist.
Die Beste-Zeit-Methode
Wann ist eure beste Zeit; die Zeit, in der ihr am meisten zur Ruhe kommt, eure Gedanken ohne Anstrengung ordnen könnt und das Gefühl habt Bäume ausreißen zu können? Diese Zeit kann früh morgens sein, mittags, wenn die Arbeit erledigt ist, oder spät abends, wenn alle schon im Bett liegen und die Ruhe sich über das Haus legt.
Jeder hat eine andere Beste Zeit; findet einfach eure Beste Zeit und nutzt diese, um die wichtigen Sachen zu erledigen. Diese Zeiten solltet ihr euch bewusst reservieren, um die Aufgaben anzugehen, die euch am Herzen liegen.
# Bei der Beste Zeit Methode solltet ihr beachten, dass es für jede Aufgabe eine andere Beste Zeit geben kann …
Für mich ist die Beste Zeit für das Schreiben früh morgens vor dem Sonnenaufgang; in dieser Zeit nehme ich mir täglich die halbe Stunde und schreibe an diesem Blog, Isa.